如何以正确的方式回复所有电子邮件：内联

1971年，有史以来第一封电子邮件从一台计算机发送到另一台计算机。现在，每天每天发送2690亿封电子邮件。

无法想象这些邮件中有多少是不必要的。有多少只引起更多的混乱。

但是，可以肯定的是：如果更多的人开始有效地回复电子邮件，将使您的衰弱一点。

显而易见的解决方案不仅是“内联回复"，还可以是内联回复正确。内联回复是您在电子邮件主体中进行回复的位置，而不是从头开始编写自己的电子邮件。

内联回复是我们大多数人不时要做的事情。但是我们应该更频繁地内联 far 进行回复。我们应该牢记一些规则，以使那些复杂的电子邮件线程井井有条且易于跟踪。

我们在回复错误的电子邮件

与之相反内联回复通常称为“顶部发布"。在这里，您可以单击回复电子邮件，然后开始在文本框顶部输入内容。这就是当今大多数电子邮件的组成方式。但是，除非您要处理极其简单的电子邮件对话，否则热门帖子可能会导致各种问题。通过一个接一个的电子邮件找到您要的内容。然后，您必须向下滚动到您要编写的电子邮件，以解释您刚刚发现的内容，脱离上下文，并且经常缺少要点。

有时，收件人可能会在电子邮件中回复您的电子邮件。全新的电子邮件线程，这意味着您的对话现在在两个或多个单独的线程中进行。

通过GIPHY

如果您在小组对话中，事情会变得更加混乱。跟踪谁回复什么时间，什么时间以及对那些回复的响应变得几乎不可能。

内联回复是解决方案

我们应该在原始电子邮件的正文之内答复内联，而不是在顶部发布。在Outlook和Apple Mail中，您只要点击回复就可以看到原始消息。在Gmail中，只需按一下撰写屏幕底部的三个点即可显示对话。

提示：要从回复中删除垂直的“引号"行在Gmail中，突出显示整个电子邮件，然后点击减少缩进按钮。

内联回复解决了由于原始电子邮件而需要滚动浏览大量邮件的问题包含在您在该对话中收到的最新消息中，并且可以在其中搜索。这意味着一切都保持在上下文中。

此外，您不必浪费时间来总结其他人的答复，也不必浪费时间复制电子邮件摘要，而使您自己的答复有意义。有了内联答复，所有人都可以随时查阅所有内容。

对于涉及多个人的线程，区分谁说了什么以及对谁说很容易（如果做得正确）。

内联正确答复

大多数人以内联答复时，他们只需将他们的答复写在要答复的文本旁边，然后将其设为粗体或红色。

这远非理想。有人打开纯文本电子邮件后，他们将看不到这种格式。并且只要线程中的人数超过几个，事情就会很快变得混乱。

如前所述，在某些情况下，收件人可能看不到您包含在电子邮件中的格式（例如，他们可能更喜欢纯文本）。如果某人是色盲的，他们可能会发现很难跟踪包含多种颜色的线程。

总而言之，在扫描电子邮件时，请使用格式设置使回复更容易找到。但是不要只依靠它。

不要依靠格式，而是养成在所有答复前都加上姓名的习惯，如果需要特别注意的话有条理，日期。要求所有收件人都这样做。

当前，在Gmail中，您别无选择，只能手动输入姓名。普通的Apple Mail应用程序也是如此。

但是，如果您使用Outlook，则可以自动使用您的姓名作为回复的开头。为此，请转到文件>选项>邮件。然后转到回复并转发，选中带有<序言的注释框，然后在文本框中输入您的姓名。当您在电子邮件正文中回复时，您的姓名将自动出现在括号中。

Mailbird默认情况下也具有此选项。

每当您留下内联回复时，都应为

这可以使其他人更轻松地回复您的评论，并使扫描围绕每个点的对话变得更加容易，而无需在句子的中间或段落末尾插入新的一行。

在一封电子邮件中处理多个问题时，一封邮件中会同时出现多个主题。

要保持这些主题的井井有条，您应该缩进主题化的答复，以便很明显，哪些评论与每个观点有关。我个人发现这里使用尖括号（>）是最直观的字符，因为纯文本电子邮件中可能不会出现项目符号点。但是，如果您别无选择，只能使用电子邮件，请花一些时间编写高效有效的电子邮件。基于上述原因，内联回复是保持项目进展的最佳方法。它还可以帮助每个人在电子邮件线程中保持多个对话，而不必浪费时间查看一长串过去的电子邮件。

如果您发现内联回复变得过于复杂，或者您的同事无法获得回复习惯于正确地进行内联回复的习惯，也许是时候寻找其他工具了。

诸如Slack，Yammer和Huddle之类的通信工具使复杂的团队沟通变得更加容易。因此，可能不是时候继续尝试使用电子邮件，而是尝试其中一种方法了。

传播文字

当您采用这些简单的内联回复规则时，许多收件人会请了解这种电子邮件行为的效率如何，并开始自然地模仿您的方法。

如果他们不自然地复制您的周到的电子邮件礼仪，则请他们继续学习。发送给他们这篇文章。描述您希望他们如何答复，并解释说这将节省大量的误解消息，浪费的时间和上下文的丢失。

确实没有不利之处。

您是否认为这些规则将帮助您掌握复杂的电子邮件线索？您认为还有其他内联回复提示吗？

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