通过这些策略在Gmail中获取零收件箱

维护收件箱干净是一个真正的挑战。您可以花大量的精力清理它，达到收件箱零，然后回到一个月的起点。

达到收件箱零的关键是使大部分收件箱自动化尽可能地进行处理，并重新考虑您的电子邮件处理方式。

1。将标签设为最好的朋友

Gmail标签已经存在很长时间了，但是这个简单的功能可以使您的收件箱变得更加神奇。标签将满足打开每一封新电子邮件的冲动。添加一个标签会使您感到自己已经通过应用标签来暂时解决了等待消息。

以下是建议的一组第一层标签，它们将在每天早晨扫描时创建您的收件箱并计划您的一天：今天，完成，等待，待办事项，回复。

除了这些第一级标签外，您还应该将其应用于所有需要采取某种措施，您可以根据以下任意一项来创建第二层标签：发件人，项目/主题，优先级，团队等。这些第二层标签将取决于

为标签加上颜色标记。这样，您可以一眼就知道需要回复多少紧急邮件。

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2。规则，规则，规则

在收件箱中创建过滤器或规则是保持井井有条的简便方法。您可以通过使用所选条件自动应用标签来转移邮件。此条件可以与上面列出的第二层标签相同。

但是请记住，这只是工作的一半。另一半正在处理通过此过程简化的传入消息。那么您实际上是如何完成的呢？

  • 转到设置>过滤器和被阻止的地址。
  • 单击创建一个新的过滤器，以彻底清除Gmail收件箱。您必须至少输入以下内容之一：发件人，收件人，主题，关键字，排除的关键字，具有附件以及电子邮件大小（以兆字节，千字节或字节为单位）。
  • 输入其电子邮件地址中的发件人字段，然后单击为此创建过滤器。
  • 然后，您可以选择使用该电子邮件的几种方法，并且可以选择多个。就我们的目的而言，相关的选择是：将其存档，加注星标，粘贴标签并删除。其中，归档和标记组合将是此练习中最重要的选项。
  • 如果要将过滤器应用于收件箱中的现有电子邮件，请选中也将过滤器应用于X匹配对话。
  • 单击创建过滤器。

    • 要查看此过程的实际操作以及访问过滤器对话框的第二种方法，请查看以下视频：

    尽管它们很简单，但是您可以使用Gmail的过滤器来建立功能强大的工作流程。使用过滤器执行以下操作：

  • 为从一个域接收的所有电子邮件创建规则。
  • 为除来自一个域的电子邮件之外的所有电子邮件创建规则。
  • 自动删除您不想接收的电子邮件。

    • 3。自动化不仅仅是标签

    虽然您可以使用规则自动化标签和更多操作，但还有更多方法可以自动化Gmail收件箱中的流程以保持其清洁。

    使用像IFTTT这样的自动化服务以及Gmail可以让您根据添加的标签自动创建某些触发器。

    一些示例包括：

  • 分配标签以创建Trello任务或ToDoist任务。 / li>
  • 将Gmail邮件保存到OneNote或Evernote。
  • 将收据保存到Google电子表格。
  • 分配标签以在手机上创建提醒。
  • 将Gmail附件保存到Google云端硬盘。
    • 由于Gmail和Google云端硬盘的存储限制已合并，因此无法缓解存储问题。

      • Gmail中另一个有用的半自动过程是使用罐头回应。这些自动回复使您无需一遍又一遍地发送相同的电子邮件回复。

      要使用该功能，请转到设置>实验室，然后启用罐头回应。要开始创建它们，只需创建一条新消息，而不是发送该消息，请单击垃圾箱旁边的箭头，然后转到罐头答复>新罐头答复。可以在下面的视频中看到正在执行的过程：

      可以使用它们的场景包括：

    • 创建智能自动回复器。
      • 启用罐装响应后，它们将在Gmail过滤器中用作触发器。
      • 多次发送同一封电子邮件。
      • 使用多个签名。

        • 4。清理订阅

        如果收件箱太脏了，清理起来将需要花费更多时间。除了为传入电子邮件设置过滤器外，您还必须处理现有的混乱情况。每天留出15或20分钟的时间开始清理您的订阅并在邮件中添加标签。

        您可以通过扫描收件箱，确定要保留的订阅和要保留的订阅来手动完成此操作摆脱。选择要删除的新闻通讯时，只需与操作员发件人进行快速搜索，并附带发件人的电子邮件，然后删除所有电子邮件。

        如果您愿意自动化过程中有一些值得检查的服务。您可以使用Unroll.Me之类的服务来管理不再需要接收的新闻通讯的电子邮件订阅和大量退订。

        如果您选择使用Unroll.Me，则应该知道该公司是最近的由于出售用户信息而受到批评。

        防止这些订阅阻塞收件箱的另一种方法是使用可抛弃的电子邮件地址，因为其中一些服务允许您将收件箱保持所需的时间。

        5。保持收件箱为零

        清理收件箱后，有一些基本步骤可保持收件箱干净：

      • 关闭社交媒体电子邮件通知。
      • 限制在电子邮件上花费的时间。确定每天可以专用于发送电子邮件的时间，并且不要超过该时间。
      • 记下第2步的例外情况。如果老板要求您回复电子邮件，您将不能忽略它。请查看您超出时间限制的所有原因，并找出无关紧要的原因。
      • 仅在必要时做出回应。如果邮件是两三个字，那么除非需要确认，否则您无需发送邮件。

        • 您使用哪些技巧或窍门来维护Gmail帐户中的收件箱零？您认为这是徒劳的吗？在评论中让我们知道。

        图片来源：ra2studio / Depositphotos

    • 标签: 电子邮件提示 Gmail