计划和管理多个项目的傻瓜证明系统

在办公室和家中都有多个项目，就像在小隔间墙上长出的霉菌一样。当您向后坠落时，发霉会使您感到焦虑和沮丧，从而使您无法掌握要做什么和尚要做的事情。值得庆幸的是，有一个相对简单的系统可以清除霉菌，可靠地引导那些项目回到正轨，并保持这种状态。

输入全视野计划

称为“全视野计划"（FHP），该术语由数学教授和生产力智者Cal Newport创造并说明。 FHP是一个工作流系统，可将您大部分无能为力的待办事项清单转换为更易于管理且更尊重您时间的事物。当涉及到那些有保证的日常干扰时，它也是极其坚不可摧的。

当纽波特谈到工作流系统时，他将其定义为“用于组织工作和时间的习惯和工具集"做吧。当他说“有效"时，他指的是您创造的价值量。

从这个定义来看，很明显，FHP并没有得到推广，因为系统。 它可能不适合您自己的工作，但这绝对值得考虑。简而言之，它是另一种选择，类似于其他系统，例如David Allen的 Get Things Done。全视野计划既是这些思想的集合又是其一部分。请允许我解释纽波特的解释。

在计划活动项目时，您不应进行抽象处理，而应“直接处理残酷的时间"。这意味着：

“On the monthly level, I know what weeks I will work on the project, and only when I get to those weeks do I plan out what days I will work on it, and only when I get to the specific days do I figure out which hours it will consume.”

这种方法使您过度承诺的可能性大大降低，从而使您可以更有效地进行计划，并从中得到更多的时间。

太多的人在计划中确切地说，他们将完成哪些任务，在哪几天，甚至可能提前几个月。这没有留下现实生活的空间。仅仅几天的病假或额外的工作，整个系统就会陷入瘫痪。

我认为有个例子。我将使用Trello的屏幕截图（阅读我们的文章）向您展示如何在这样的平台内组织该工作流程系统。

设置Trello面板

这是绝对不是为该系统设置Trello的唯一方法，但这是一直为我服务的方法。设置四个“列表"。

将所有项目添加到“项目"列表中后，用彩色“标签"标记那些处于活动状态的项目。我还会大写这些项目以确保它们脱颖而出。

编写项目概述

下一步，单击第一个活动项目，并写上注释，详细说明您需要做什么，从广义上，实际上讲，大致在什么时候。在此示例中，我假设每个项目持续数月。这使您可以真正掌握自己的需求，并且可以开始了解如何最好地组织任务。对每个活动的项目都执行此操作。

注意：这是粒度的第一级。您还不需要为这些任务分配特定的星期，天或时间。

计划本月（每月一次）

您应该着眼于在每个月的开始。根据您刚刚为每个活动项目编写的注释，您应该能够看到在本月底之前需要完成的工作。

列出每个里程碑在此列表中作为单独的“平铺"并用相应的颜色（与它相关的活动任务相同的颜色）标记它们，因此您可以轻松地查看该任务正在处理的项目。现在确定本月中的哪些星期，您将要处理这些单独的里程碑。

如果您要继续处理该任务，请随时复制该任务或将其拆分为子任务。

现在，在每个月初，您大致知道在每个周结束之前需要执行的任务。如果您没有达到这些里程碑中的任何一个，只需稍微移动一下，以便您仍可以在最后期限之前完成整个项目。

本周计划（每周一次）

在星期一早上的第一件事，在“本月"列表中查看相关的一周，以查看接下来几天需要解决的问题。

这次，请拖动每个任务分配到“本周"列表中，并确定要在哪些天上花费时间处理这些项目。

同样，如果需要将任务分成多个子项-任务，或复制它们，继续进行。例如，如果您在上周末发现自己有一个训练课程要在星期三参加，那么现在您可以轻松地按此计划时间表。

今天计划（每天一次）

每天开始时，根据本周中的任务，花10-15分钟进行计划，您将如何花费时间来确保达到这些里程碑。因此，再次将相关项目从本周列表拖到 Today 列表。

在此粒度阶段，情况可能会迅速改变，因此请记住这一点，并准备根据这些干扰来更改您的计划。但是通过有意地留出特定的时间段，并使自律者尽可能地遵守时间表，您更有可能完成需要完成的工作。

在上面的示例中，您可以看到已经计划了整个工作日，包括会议，电话和回复电子邮件。关键任务已分为两个不同的时间段。

在每天结束时，清除 Today 列表。在每个周末结束时，清除本周列表。然后在每个月的月底清除这个月列表，然后通过检查项目来重新开始。

使这成为习惯

希望看到的是，这是一个为执行各种相对复杂的项目的人员构建的系统。适用于必须满足多个截止日期而又不将自己锁定在预先设定的例行程序中的人，而预定的例行程序需要提前数周甚至数月。

一旦您熟悉了此例行程序数周之内，您将迅速了解它是否适​​合您。如果您确实喜欢此系统，那么该时间范围应足以让您按照上述方法编辑系统，因此它可以有效满足您的特定需求。

其他设置

如果您不喜欢使用Trello，或者宁愿在其他设置中使用此系统，则有一些选择。纽波特本人使用了笔记本。实际上，使用笔和纸可以为您的生产力带来比您想象的更多的贡献。每个笔记本代表不同的粒度级别：月，周，日，因此，他可以在需要时以及在需要时快速草拟时间表的更改。

另一种替代方法是 Evernote 或 OneNote 。您可以按照与Newport使用物理笔记本完全相同的方式进行设置。为您需要的每个粒度级别设置一个新笔记本（请参阅下文）。然后，按照与上述类似的步骤进行操作，以使这些步骤保持最新。我用这种方法的唯一问题是，在不同笔记本之间来回点击很多，这就是为什么我更喜欢使用Trello的原因，因为Trello可以使大多数信息一目了然，并且可以很容易地移动。

如果您是Excel类的人，一个可能的解决方案是重新创建我们在Trello中设置的布局。这确实可行，但是当您有单元要移动时，移动任务和更改任务的顺序比较麻烦，而不是简单地拖放。如果您希望在一页上获得较少的信息，则可以始终为项目，本月，本周，和今天设置新标签。

FHP可以为您工作吗？

Full Horizo​​n Planning是一个工作流系统，意味着您可以管理多个项目而无需提交无法真正预测或无法控制的进度表

毫无疑问，这个“系统需要更多的前期精力投入，而不是从最后期限到最后的停顿，而且它肯定不适用于所有类型的工作"。但这一直是纽波特在学术界，博客和作者身份方面显着提高生产力的主要贡献，同时确保纽波特很少在下午5点之前工作而不疲倦。

您认为这是一个工作流系统吗？可以利用？您将如何采用它来发展自己的职业？还是有一个更适合您的系统？

图片来源：Piotr Marcinski通过Shutterstock精疲力竭的女商人，Flickr的Bark 40 + 235的精疲力竭的<