协作写作工具如何使您的生活更轻松

如果您不得不共同制作书面作品，那么您将知道很难达到多少级别。等待您的写作伙伴或修复文件版本冲突的问题应该最少。毕竟，互联网使协作写作变得轻而易举。

使用Google云端硬盘以三人为一组撰写了100页的论文后，我知道这是真的。但是，我最近未能推动Google云端硬盘在5人一组的情况下完成不到10页的文档。我们最终来回发送Word文档，这几乎使我发疯。从一开始就使用实时协作写作工具，可以帮助您的团队避免以下问题。

彼此等待

当您不使用工具时会发生什么支持实时协作写作？

您最终会互相等待。在下一个人可以继续之前，只有一个人可以写或编辑文档。当您追求截止日期时，这将花费您宝贵的时间。

为实现高效的协作，团队成员需要不受限制地访问您正在处理的文档。这将使每个人都可以在闲暇时进行写作或编辑。您会发现，没有什么比花时间在单个文档上实时地共同编写更强大的了，尤其是当您不在同一个房间时。

由于通讯不畅，无法远程进行，等待彼此花费了我团队数周的时间。幸运的是，我们不必经历一个艰难的期限。但这并不是在远程团队中工作时可以想到的最糟糕的问题。

可能是，并非所有人都在使用相同的操作系统，相同的文字处理器或相同的软件版本。这会弄乱事情并浪费您的工作时间。

您可以通过为每个人提供完全相同的工具来避免格式问题。最简单的方法是让每个人都在一个OS中立平台上（例如在线文字处理器）在完全相同的文档中工作。

在我们的团队中，我要为此问题负责，因为我不使用Microsoft Office。如果我通常只需要用Word打开文档并且有很多免费的Office替代方案，我为什么要为Word付费？不幸的是，我选择了另一种软件-LibreOffice，它在Word中不能很好地发挥作用。

当人们无法彼此等待时，截止日期越来越近，您将获得各种版本的文档。最后，必须坐下来将不同的版本合并到一个文档中。这不仅浪费时间，而且是错误的来源。

此外，当您将冲突版本重新同步到单个文档中时，您还将最终丢失至少一些跟踪的更改和评论。这可能会打断集体的思路，并导致误解。如何避免这种情况？

根据我的经验，当您使用协作写作工具时，这些都不会发生。在我们的团队中，人们感到不耐烦，并同时完成了最后一轮的反馈和编辑。这意味着一个人必须合并所有文档，这几乎导致了一个尴尬的错误。

协作写作工具比通过文件传输更安全

出于安全方面的考虑（NSA等），许多机构都限制了Dropbox等工具的使用。虽然Dropbox最初并不是理想的选择，但它确实避免了一种特别有害的做法：通过电子邮件来回发送文档。

通常，电子邮件对于共享文档不是很安全。电子邮件不仅易于拦截，您还可以忘记包含某人或不小心选择了错误的收件人。进入可以解决所有这些问题的协作写作平台。

如果您不想使用来自大型公司的服务，例如Google Drive或SkyDrive（不久将成为OneDrive），请从许多其他在线选择中文字处理器。认真对待安全性？使用EtherPad之类的工具来建立自己的，自托管的，私有的，基于云的协作写作平台。

最后，如前所述，在观察文档的同时，确实很着急。同时来自其他人的创造性投入。那是当您进入真正的共同创造领域时，这就是团队精神的发源地。

您如何在文档上进行协作，哪些技巧或工具可以帮助您保持理智？

图片来源：通过Shutterstock等待等待的人