如何使用Google日历批处理任务以提高重点和效率

多任务神话无处不在。无论我们看到多少多任务研究，我们都会继续告诉自己，大多数人不能做多任务，但是我们可以。

时间和时间再次，研究表明，当我们认为自己正在执行多任务处理时，实际上一次执行的任务并不多。我们正在活动之间来回切换，这种称为“转换成本"的现象使我们效率降低（并可能使我们处于危险之中）。

但是……

有一种特定类型的多任务处理可能会更有效。也许效率不如专注于单个任务。但是，如果您不能专注于某件事超过几分钟，那您可能会很幸运。

（公平地说，在某些情况下，多任务处理可以成为一种有效的方法，做事。）

任务批处理简介

不同的生产力专家已经以略有不同的方式定义了任务批处理。但是，结果是这样的：

“任务批处理是将相似任务组合在一起的做法。"

因此，您可能会看到“编码"，“调试，例如“文档"和“计划"任务。在我自己的生活中，我可能会批处理诸如“写作"，“编辑"，“研究"，“投稿"等任务。

这有什么帮助？

任务批处理通过鼓励您坚持执行相似的任务组以减少在它们之间移动时的切换成本，从而帮助您提高工作效率。从编辑照片到管理电子邮件是一个很大的转变，并且可能会因您的大脑难以改变齿轮而招致巨大的转换成本。

从编辑照片切换为将照片发布到库存摄影网站可能会降低了转换成本。或者想象一下，您从打电话给潜在客户的销售人员转而打电话给现有客户进行签入。这比从打电话给销售电话转为创建季度报告要容易得多。

更低的交换成本会导致费用增加

如何分批处理任务由您决定– 重要的是它们很相似。如果您发现很难在两个任务之间切换齿轮，则它们不属于同一批次。您可以有大量的批次，也可以有较小的批次，具体取决于您需要完成的事情的类型。

对任务进行分组后，您可以为每个批次分配时间。

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计划批处理

这是任务批处理真正有用的地方。当您为特定批次指定特定时间段时，可以在该批次中的任务之间自由切换。对于那些喜欢在项目之间进行大量转换的人来说，这很棒。

只要您不切换到该批次的外部任务，您就可以更高效。认知转换成本将降低，您将完成更多工作。

就这么简单。

一旦您开始将任务批放入日历中，您就可以有一定的工作时间，您将开始看到您的生产力飞速增长。由于您的转换成本较低，因此您将花费更少的时间来加快完成每个任务的速度。并为特定批次设置时间可以帮助您减少分心（切换成本巨大）。

使用Pomodoro技术之类的时间管理系统或类似方法可以提高

如果您准备尝试任务批处理，则需要执行以下操作：

使用Google日历批处理任务

第一个您需要做的就是创建任务批。由于每个人都有不同的任务集和不同的批处理方法，因此如何完成此过程完全取决于您。正如我所提到的，最好从三个或四个类别开始。就我们的示例而言，我们将使用“计划"，“构建"，“审阅"和“报告"。

我们将这些批处理与时间限制概念结合起来。只需在Google日历中为特定批次预留时间。

在这里我添加了一些事件，告诉我何时应该对特定批次进行工作：

我还添加了提醒以确保我知道我的报告阻止何时开始：

现在，当我要处理报告任务时，我会得到提醒。在那段时间里，我可能会使用Pomodoro技术来管理我在各种任务上的时间。或者，我可以让它更自然地发生，我随时随地在任务之间移动。这部分取决于您。

您明白了。现在，只需将更多批次插入日历中即可！但是请记住，您仍然需要畅通的时间。您将需要在这里和那里呆几分钟来管理电子邮件，接听电话，与办公室里的人聊天，或者只是让您休息一会。

您可能会问的一个问题现在：我如何选择何时安排每批？没有正确的答案。如果您有特定的任务类型，则最好在早上做，最好早点安排。如果您不喜欢在下午进行一些认知强度较弱的任务，请安排在那儿。当您更改任务时，更喜欢切换到完全不同的东西吗？您也可以做到这一点。

您知道最佳的方式和时间，并且可以将这些知识用于批处理计划中。

一旦在日历中添加了批处理， ，您就可以走了！现在您所需要做的就是开始工作。

使用Google日历提高生产率

在Google日历中安排任务批次可能足以彻底改变您的生产率。但是，如果您需要更多增强功能，则可以使用Google日历的其他强大功能。

例如，您可以将待办事项列表与Google日历同步，并在批处理计划旁边查看重要任务。这可以帮助您在每个批次的任务之间确定优先级。

或者您可以使用更新的多日历视图将批次计划与其他约会分开。

您甚至可以标记您的日历条目可以查看您的时间去向，以及如何改善时间管理。

有很多功能和工具，您几乎可以用Google日历来做任何想做的事。

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长期进行任务批处理

当然，这从未如此简单。总会保持保养。例如，您应该定期抽出几分钟来检查批次。如果您觉得某项任务没有与其他任务一起进行，则可以创建一个新的批次以降低转换成本。

您可能会发现您的计划安排不是最佳的。也许您需要在批次之间花费更多的时间，或者您需要一整天没有计划的活动来赶上事情。

即使您找到了理想的生产力系统，也总会需要一些保养需要执行。批处理任务也不例外。

但是，成功批处理任务并将其集成到Google日历后，您将拥有几乎自动化的时间管理系统。而且没有比这更好的了！

您是否尝试过任务批处理？您如何做才能最大程度地减少切换任务所需的时间和精力？在下面的评论中分享您的建议！

图片来源：photographee.eu/Depositphotos