如何使用Google表单创建交互式工作流

Google Forms是您不想要的办公室工作流程界面。

Google Forms不仅仅是另一个简单的调查工具。只需一点知识，您就可以在Google Forms，Google Sheets和加载项中释放出强大的功能，从而创建一些强大的工作流程来帮助您在办公室完成更多工作。

您可以做的事情使用Google表单

开箱即用，Google表单可让您收集数据并将每个响应作为一行存储在电子表格中。在这里，我们将向您展示如何使用相同的表单来处理收集的数据，以将信息添加到现有行或触发流程中。

这在需要采取措施的任何情况下都非常有用根据您收集的数据，而不仅仅是对其进行报告。例如，当您使用表格来收集对服务的请求时，该请求需要响应，批准或其他措施。您可以在表单中重新打开该请求以执行流程的下一步，而无需手动处理电子表格中的每个新请求。

设计工作流程

为演示该概念，考虑一种情况，您需要创建一个结构化的流程来接收，记录，响应和报告提交给您团队的帮助请求。

是的，您可以使用复杂的事件管理工具来处理这些类型的请求。但是，这在小公司中可能不可行，或者它可能只是一种处理确实不需要那种复杂程度（或繁文tape节）的临时情况的方法。

要以一种简单的方式管理此任务，您可以使用Google Forms创建解决方案，以实现以下目的：

确保您的表格可以捕获所有支持流程所需的数据。由于您将通过电子邮件发送通知，因此除了帮助请求数据之外，还必须为每个用户获取该联系信息。

页面分支是此表单工作流程中的关键组件。它允许您根据提供的答案跳到表单的特定部分。由于此表单将是新请求和更新的界面，因此将在开始时询问此问题，以便您可以将用户定向到适当的部分。请求者只会提交新请求，支持人员将使用更新请求（仅管理员）选项。

要添加页面分支，请执行以下：

显然，您将希望阻止非管理员访问表单的仅管理员部分。这是输入验证很方便的地方。选择更新请求（仅管理员）选项会将您引向挑战性问题，在本示例中，该问题称为密码。此问题的输入验证设置为仅接受包含特定字符串的答案。

请记住，这不是一种超级安全的方法，但可以完成简单用例的工作。只要确保您没有收集敏感数据即可。另外，请确保不要使用您的实际密码作为密码；您不想被黑客入侵！

现在，您已经构建了表单，然后使用一个名为formMule的Google表格插件来设置通知工作流程。 formMule允许您基于诸如提交表单之类的触发器来发送自定义和结构化的电子邮件。确保检查出其他更适合您的特定流程需求的加载项。

要将formMule添加到Google表格中，请点击加载项>获取加载项并找到

要设置formMule，请单击附加组件> formMule –电子邮件合并实用程序>设置，然后按照提示进行操作。对于此应用程序，重要的是启用发送表单提交触发器，并选择选项记录每个表单提交的编辑URL 。

在此示例中，您将使用3个电子邮件模板。应该对模板进行逻辑命名，以使其在下一步中更容易编辑。

使用下拉框在不同模板之间切换，并创建要发送的自定义电子邮件，对于每个工作流程步骤，均在开始时进行了概述：

魔术来了在formMule提供的合并标签中。捕获的表单的所有数据字段都在标记中可用，这些标记允许您创建自定义模板。除了表单数据之外，formMule还添加了一个名为 Form Edit URL 的标签。该URL是一个链接，可在您的原始表单中重新打开该特定回复。这是将它们捆绑在一起的关键。创建通知电子邮件模板时，请确保包含此标记，以便支持管理员可以使用您创建的相同表单来更新请求！

别忘了为他们提供您之前创建的密码，以便他们可以利用表单的更新请求部分。

当您考虑使用其他方式使用Google表单来解决您的流程需求时，请记住您还可以创建自己的操作，该操作通过使用Google脚本在表单提交时触发。

测试您的工作

您已经做了很多工作在表单，表格和附加组件中工作。在开始使用很棒的新流程之前，请确保对工作流程进行了完整的遍历。验证每个步骤是否按设计工作。

分享您的表单

您都将打动老板和同事！要共享您的流程，请打开表单，然后点击发送按钮。您可以通过多种方式共享表单，选择最适合自己情况的表单，然后将其发送给目标受众。

查看您的回复

在表单链接包含发送后，您可以开始监视电子表格中的响应并分析结果。数据将存储在与调查链接的电子表格中。

使用Google Forms进行更多操作

如上所述，Google Forms可以做的不仅仅是帮助您收集信息数据。它还为简单的流程和工作流提供了一个很好的界面。别忘了，将Google Apps脚本添加到“表单提交"事件中几乎可以无限地实现自动化。

更多建议，请查看这些高级Google Forms技巧。