如何通过智能自动化提高您的业务效率

经营一家企业非常困难。您可以执行的自动化操作越多而不必记住，您就可以越专注于更重要的事情。

您可以自动化处理业务的许多领域，以节省时间。将每个PayPal付款通知记录为税收记录的收入。使用GPS技术记录业务里程。或获得提醒以续订自动添加到您的每日待办事项列表中的企业网络域。

如果您好奇如何设置这些方法以更好地实现业务自动化，请继续阅读。<

自动记录收入

大多数小型企业都接受来自发送电子邮件通知的付款处理服务的付款。贝宝就是一个例子。

通知是触发其他自动化的一种好方法。

在这种情况下，您可以使用此服务始终附加到其电子邮件的唯一主题行，以触发向您的收入电子表格添加新记录。

首先，如果您还没有，请创建一个IFTTT帐户。

然后，点击我的小程序，然后点击右侧的新小程序链接。单击此。

搜索 Gmail ，然后单击Gmail链接。只要它与IFTTT集成，您就可以使用任何其他电子邮件服务。

在下一个窗口中，选择搜索中收件箱中的新电子邮件。

在下一个屏幕上，进行搜索查询主题：您有钱（使用付款服务在其通知电子邮件主题行中使用的任何文本）。

"主题："告诉IFTTT在主题字段中扫描传入电子邮件中的指定文本。

点击创建触发器。

接下来，您需要创建一个将新行加载到收入记录电子表格中的操作。

在执行此操作之前，请进入Google云端硬盘并创建一个名为 IFTTT 的新目录，并在其中创建另一个名为 Business 的目录。

在“ Business"子文件夹中，创建一个名为“ 收支" 的电子表格。将电子表格中的第一个标签命名为收入。

返回IFTTT，单击那个。搜索表格，然后单击 Google表格。

在下一个窗口中，单击向电子表格添加行。<

每当收到一封与主题行过滤器匹配的新电子邮件时，这都会触发您的收入电子表格中的新行。

使用下面显示的详细信息填写以下表格。

此处的重要字段为<​​strong>格式化行。该字段中的文本应为“ {{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}"

这会将两个字段留空。这样，您就可以将电子邮件中的正文解析为发件人的名称以及美元金额（请参见下面的Google脚本）。

点击创建操作以完成此操作步骤。

现在是时候自定义电子表格了。打开刚刚创建的Google表格。

收到电子邮件后，新行将如下所示。

如您所见，电子邮件正文被加载到A1中，跳过两列，付款日期进入D1。

通过隐藏A列来清理工作表。单击A列右侧的向下箭头，然后选择 Hide列。

下一步，您需要编写一个Google脚本，该脚本将在每次向表中添加新行时运行。

此脚本将插入所需的计算以使用电子邮件正文中的名称和美元金额填写B2和C2。

通过单击菜单中的工具进入脚本编辑器，然后单击脚本编辑器。

在脚本编辑器中，将以下代码粘贴到myFunction（）的右括号下。

function FindLastRow(){  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();  var data = sheet.getDataRange().getValues();  for(var i = data.length-1 ; i >=0 ; i--){    if (data[i][0] != null && data[i][0] != ''){      return i+1 ;    }  }}

此代码在工作表中搜索最后一行。

现在，在myFunction（）中，粘贴下面的脚本。

function myFunction() {var intLastRow = FindLastRow() SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('B'+intLastRow).setValue('=left(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-11)'); SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('C'+intLastRow).setValue('=mid(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-1,(Find("D",A'+intLastRow+')-Find("$",A'+intLastRow+'))+2)');

这看起来很复杂，但事实并非如此。

第一个“ setValue"命令实际上只是使用此功能填充B列：

“）"

这只会捕获美元符号左侧主体中的所有文本。

然后使用此功能填充C列：

“）"

这将提取“ $"和“ USD"之间的美元金额。该脚本只是用最后一列的数字替换A1。

通过单击菜单中的磁盘图标保存此脚本。

Then configure the script to run every time the sheet updates by clicking on Edit, and Current project’s triggers.

单击链接以添加触发器。

选择 myFunction ，从电子表格，然后从最后一个下拉框中选择更改时。<

现在，每次收到付款通知时，都会在电子表格中添加新行。

您的脚本会被触发，并使用发件人姓名和美元金额。

使用GPS跟踪里程

由于您将使用可以为您进行GPS跟踪的应用程序-通用GPS跟踪器，因此下一个自动化很容易。

应用程序内购买有点烦人，但是您可以将旅行记录免费导出到电子邮件中。日志以Excel附件的形式到达。

您所要做的就是设置IFTTT自动化程序，以捕获这些传入的电子邮件并将文件保存到您的Google云端硬盘帐户中。

旅行Everlance的日志带有主题行：“您的交易导出已准备就绪"。这就是您用来捕获电子邮件的方法。

  • 在IFTTT中创建一个新小程序。
  • 单击此。
  • 搜索 Gmail 并将其选中。
  • 从搜索中选择收件箱中的新电子邮件。
  • 在搜索字段中，键入主题：您的交易已准备就绪，然后单击创建触发器。
  • 单击 >。
  • 搜索 Drive ，然后选择 Google Drive 。
  • 选择从URL 。
  • 将所有字段保留为默认值，但将目录更改为 IFTTT / Business / TripLogs 。

    • 这是上传的内容网址中的文件应如下所示。

    点击创建操作，您就完成了。

    现在每次完成旅行后，只需将旅行数据导出到您的电子邮件帐户，它将自动获得登录到您的TripLogs文件夹中的Google云端硬盘帐户。

    下载：适用于Android的Everlance（免费）| iOS（免费）

    设置任务以续订您的业务域

    拥有网站的最大危险之一就是忘记每隔一两年更新一次域名。

    许多域注册商可以让您在域到期时自动注册，但是您可能不想这样做。

    One thing you can do is configure an automation that’ll automatically insert a new task in your To-Do app on the date you receive the reminder.

    回到IFTTT并设置一个自动机制来捕获那些通知电子邮件。

    在此示例中，我们将使用主题行：“您的Godaddy更新通知"随附的GoDaddy通知。

  • 在IFTTT中创建一个新小程序。
  • 单击此。
  • 搜索 Gmail 并选择它。
  • 从搜索中选择收件箱中的新电子邮件 >。
  • 在搜索字段中，输入主题：您的Godaddy更新通知，然后单击创建触发器。
  • 单击那个。
  • 搜索您的待办事项应用程序并将其选中（IFTTT支持ToDoist，RememberTheMilk等）
  • 选择创建新任务。
  • 在任务名称字段中填写 {{Subject}}，位于。

    • 最多可以-应用程序是否足够智能如果您在任务名称中提到时间和日期，请安排截止日期。

    在这种情况下，单击添加成分，然后选择收件时间 。

    这将在收到电子邮件之日将您的任务设置为到期。

    下一次登录待办事项应用程序时，您将看到该任务到期或过期，您可以将其分配给最方便处理域的时间。

    如果您要管理的域很多，这特别有用。您永远不会忘记即将到期的域。

    通过业务自动化节省时间

    在经营小型企业时，要记住很多事情。希望上面的自动化可以帮助减轻工作量。

    请记住，如果您是自由职业者，那么这里还有很多其他工具可以帮助您管理业务。如果您不擅长会计，则需要查看我们为自由职业者提供的最佳会计软件列表。

    图片来源：Rawpixel / Depositphotos

    标签: 商业技术 自由职业者 IFTTT 任务自动化 任务列表