您应该使用PDF还是Microsoft Office文档？利弊

我们每天都遇到PDF文档-这是银行对帐单，说明手册，在线报告等的首选格式。

但这始终是最好的格式吗？您怎么知道应该使用PDF文档还是使用Microsoft Office文件类型之一？

如果您对使用哪种格式感到困惑，请继续阅读。在本文中，我将解释与DOC，XLS和PPT文件相比使用PDF的优缺点。

PDFs：好处

让我们从以下开始评估PDF文档的优势。在什么情况下应该始终使用它们？

如果您要制作要分发给其他人的内容（例如销售演示，讲义或新闻通讯），则应使用PDF格式发送文件。

原因？ PDF是独立的。文件本身包含所有格式，字体和布局设计。它们每次都将以相同的方式呈现，而不依赖于操作系统，硬件或软件。

在Google云端硬盘上打开Microsoft Word文档的任何人都知道这很重要。如果您将DOC文件发送给未使用同一应用程序或未安装相同字体的其他用户，则通常看起来很混乱。

因为PDF文档是独立的，所以打印商店会很乐意接受它们。他们通常不接受Word文档或其他Microsoft Office格式。

PDF是“您所看到的就是您所获得的" –无论屏幕上的页面是什么样，您都可以放心，它看起来像在物理副本上使用相同的方法。高分辨率图像将保留其专业外观，并且页面布局不会受到损害。

因此，如果您要打印一批海报，传单甚至PowerPoint幻灯片，请确保保存您的图像。是的，您可以将文本段落导入PowerPoint文件或将PowerPoint幻灯片粘贴到Excel中，但是如果要制作成品文件看起来不错。各种Office格式并不是真正针对无数格式和大量嵌入而设计的。

即使您使文档在屏幕上看起来不错，如果文件很大，打开和打开文件也可能需要很长时间。 /或保存。 PDF文档可以轻松支持文本，几乎所有图像类型，矢量图形，幻灯片，HTML代码等。

Microsoft Office文件可以是交互式的，但是PDF是应用程序表单，反馈表单，和其他需要数据输入的情况。原因如下：

同时使用浏览器和专业PDF阅读器是有好处的。

最终但是，只要接收者的系统上安装了浏览器，他们就可以打开您的文件。如果您以DOC，XLS或PPT发送文件，情况并非如此。并非所有办公套件都可以处理所有格式。

PDFs：缺点和替代方法

尽管有这些明显的好处，但仍有很多时候不适合使用PDF格式。我将研究其中一些情况，并为您提供建议。

PDF文档缺少Microsoft Word和其他处理器的强大格式化工具。您无法编辑页面布局，字体和其他重要的样式问题。

此外，它们没有拼写检查器，语法检查器和其他书写工具。您应该使用传统的文字处理器来撰写文本。仅在确定完成后将文件另存为PDF。

当其他人需要编辑或向您的文档添加更多详细信息时，PDF也不是一个好选择。例如，如果您负责向文档中添加文本，而在此过程的后期，其他人负责添加图像，则以PDF格式发送文件是不明智的。

该格式本质上是不可编辑的。 PDF只是现有文档的图像，而不是本身就是原始文档。充其量，大多数PDF阅读器一次只允许您编辑几个单词。

如果以后可能需要重用文档中的图像，请坚持使用Office应用程序。您会发现，即使不是不可能，也很难从PDF文档中提取嵌入的图像。

如果绝对有必要从PDF中提取图像，则可以抓取打印屏幕并在其中编辑图像。绘画-但这不是有效的工作流程，您可能会失去一些图片质量。

PDF创建应用程序没有协作工具。一些付费工具引入了一些最好的免费阅读器不具备的功能，但是过程繁琐。

大多数生产力套件（例如Microsoft Office 365和Google Drive的应用程序）现在都可以在文档上进行实时协作。同样，您可以使用传统套件完成所有工作，然后仅在文档完成后保存为PDF。

分享您的意见

我希望我给了您广泛的信息介绍如何将PDF文档与典型的Office套件文件格式进行比较，并说明何时使用PDF以及何时避免使用它们。

我很想听听您还会对此添加什么内容清单。我错过了任何职业选手吗？我是否忽略了任何重大弊端？您可以在下面的评论框中留下您的想法和意见。

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