如何使用艾森豪威尔矩阵生产力系统确定任务的优先级

待办事项列表应用程序近来风靡一时。科学证明，清单确实可以提高生产力，您可以使用技巧来进一步提高生产力，例如将待办事项清单公开。某些人甚至将其电子邮件收件箱用作待办事项列表。

但是，如果您尝试了所有这些操作却没有任何效果，怎么办？

Lucky对您来说，存在替代的生产力方法。而且，如果您发现常规的待办事项列表太麻烦或不堪重负，那么我们建议您尝试一种古老而有效的技术，称为艾森豪威尔矩阵。

什么是艾森豪威尔矩阵？

艾森豪威尔矩阵是2×2的盒子网格。顶行用于“重要"任务，而底行用于“不重要"任务。同时，左列用于“紧急"任务，而右行则用于“紧急"任务。 “不是紧急的。"看起来像这样：

对于大多数人来说，“重要"和“紧急"这两个词是同义词，所以让我们花点时间来定义它们之间的区别：

在决定任务是否重要之前，您需要了解自己的目标和价值观。对于许多人来说，职业发展是一个长期目标，因此与之直接相关的任务很重要。或者，如果您最看重家庭，那么准时回家可能很重要。

但是，任务如何紧急而又不重要？请记住，关于时间的紧迫性仅是。想想最后期限。假设今天是国际咖啡日，您当地的咖啡店正在分发免费咖啡。如果您今天不利用这一点，机会就会丢失-但是免费咖啡与您的长期目标或价值观无关。这很紧急，但并不重要。

使用这些定义，可以更容易地描述四个框中的每个任务的类型。我们甚至可以这样想矩阵：

为什么使用艾森豪威尔矩阵？

艾森豪威尔矩阵只是确定任务优先级的一种方法 。

待办事项列表非常适合跟踪您需要做什么，但是要确定哪些任务的优先级并不总是那么容易。我个人从未在任何待办事项列表应用程序中使用过“优先级"功能，因为我总是最终将所有内容标记为“高优先级"，而当所有内容都具有高优先级时，则什么也没有。

此外，当您查看待办事项清单并看到30个堆积的任务时，如何决定要解决的任务？有人说：“从最简单的开始。"其他人说：“不，从最艰难的事情开始。"但是，有什么容易和有困难？它永远不会是黑白的。很多时候，我只是在浪费10、15甚至30分钟的时间来选择我的任务！

这就是艾森豪威尔矩阵发光的原因。列出，矩阵是自优先的。它告诉您接下来要处理的任务。它减轻了认知负担，因为只有Now and Later框才真正重要。而且，如果您时间紧迫，它可以帮助您查看可以跳过的任务。

此外，该矩阵还有另外两个小好处。首先，它迫使您更加注意每项任务。您不必主动将所有事情都弄得一团糟，而是积极地决定是否值得花时间做事，同时使实际的待办事项清单更加紧凑。其次，它会不断提醒您您的目标和价值观。

唯一的问题是，艾森豪威尔矩阵一开始可能有些棘手。特别是，新用户倾向于被“委托"和“琐碎"框绊倒。有一个学习曲线，所以让我们看一下如何建立矩阵，组织任务并度过一天的实际示例。

如何使用艾森豪威尔矩阵

尽管艾森豪威尔矩阵从概念上讲是四个方框的正方形，但实际上您可以将其作为四个独立的待办事项列表进行处理：立即列表，委托列表，稍后列表和平凡列表。这两个紧急列表位于非紧急列表之前。

我发现Trello对此非常棒。为您生活的每个领域（例如，个人，职业，教会，业余爱好）建立一个董事会，并在每个董事会中建立这四个清单。或者，如果您没有太多事情要做，则可以使用一块板完成所有任务。由你决定。不喜欢Trello？考虑这些替代看板工具。

一旦列表准备就绪，就可以开始添加任务：

假设您是一名传统的上班族，想使用艾森豪威尔矩阵来在工作中变得更有效率。这将是推动本示例其余部分的场景，但是如果不采用这些概念，应该会很容易。

今天您打算做什么？首先想到的是：电子邮件。让我们创建一个任务来达到收件箱零，这很紧急（每天应清空电子邮件）并且很重要（我们在这里谈论与工作相关的电子邮件）：

今天恰好是办公室的椒盐脆饼日并且您渴望拥有免费的椒盐脆饼和这些作品。这可能很紧急，但这并不重要：

您的老板提醒您，您团队的上一个项目的文档报告应在下午4点之前提交，这既紧急又重要：

他还提醒您，您团队的下一个项目预算要求应在周五工作日结束之前提交。这很重要，但并不紧急：

办公室经理来找您，说纸张和墨水供应不足。您需要尽快下订单-但这与您的职业目标或价值观没有太大关系：

现在是初夏（在这种情况下），办公室也越来越忙闷热的季节。好的除湿机会提高每个人的生产力，更不用说降低湿度的所有其他好处了。

您要记下这一点，但这并不紧急也不重要：

继续下去。会议突然开始，需要做计划，记住了您想做的事情，等等。最终，矩阵（即列表）将被填满，最好的部分是，它比一个主任务列表的威胁程度要小：

只要有空，您就可以从左侧开始，然后向右移动。在处理与非紧急列表。

如果您可以进行委派，请先处理“委派"列表，然后尽最大可能卸载这些任务。然后浏览立即列表。通过“现在"列表后，请考虑您的一天是否成功。现在，您可以在“稍后"列表中抢先开始，也可以提前一天结束。

如果不能委托，请从“立即"列表开始。如果您浏览了“现在"列表并且有更多时间，则可以选择：将“代表"列表视为“现在"列表，在“稍后"列表中抢先开始，或者提前一天结束。在实践中，您可能希望在“委托"和“以后的任务"之间进行切换。

一天结束时，浏览“委托"列表并转储所有截止日期已过的任务。保留那些您仍然可以做的。为明天保存它们。

在第二天开始时，浏览“稍后"列表，然后确定现在紧急的任务。将它们移到“现在"列表中。对琐碎的列表执行相同的操作，只是将这些任务移入“委托"列表。添加全天出现的所有新任务。漂洗并重复。

待办事项列表不适合您

请注意，您可以根据需要修改艾森豪威尔矩阵。例如，您可以使用自己的矩阵对电子邮件进行排序，而不用用它来指导您的一整天。紧迫性/重要性的整个概念在工作和电子邮件之外的所有情况下都可以证明是有用的。

许多人都发现艾森豪威尔矩阵成功了。但是，如果您达到了这一点，但您认为这不会有所帮助，那就可以了。继续寻找适合您的方法。说完一切后，唯一重要的生产力技术就是您实际使用的技术。

您觉得艾森豪威尔矩阵对您有帮助吗？如果没有，您将使用哪种生产力技术来保持组织性和领先地位？在下面的评论中与我们分享！

图片来源：Amy Bull通过Shutterstock.com