不打印Excel电子表格的5个原因和更好的选择

仍然打印电子表格吗？以下是您应该进行数字化工作的五个原因。

没有人喜欢使用他们的打印机。它们运行成本高昂，如果使用得过于宽松，则会对环境不利，并且经常会出现卡纸和其他令人沮丧的错误。而且，您的打印机可能使您无法充分利用Excel。

与数字文档相比，打印电子表格根本不是很有用。如果您剪断打印机，则可以利用Windows 10的便捷功能，使电子表格具有交互性，并且无论身在何处都可以随身携带文件副本。是时候让您打印的电子表格打到废纸bin了。

1。 Windows Ink

许多用户打印出电子表格，因为这是注释文档的最简单方法。 Excel并没有使添加注释到工作中特别容易，但是在很多情况下，您可能需要这样做。但是，在物理文档上做笔记有一个主要的弊端：丢掉那张纸，笔记也就消失了。

Windows 10引入了Windows Ink，即操作系统（OS）级别的功能，该功能使用手写笔极为方便。您可以通过功能区中的 Draw 标签访问Excel中的绘图工具。

使用手写笔在屏幕上进行绘图可能不像用笔书写那样熟悉，但是它要强大得多。 Windows Ink使您可以使用各种笔粗细和各种颜色，并可以备份所制作的每个便笺。此外，您还可以在笔记写完后对其进行编辑，从而可以轻松创建一个整洁且带注释的文档，以呈现给其他人。

2。导航更容易

电子表格具有增长的趋势。这意味着当您打印文档时，它可能会变成一堆笨拙的文件。如果利用PC上可用的工具，则可以避免这种不切实际的情况。

例如，说您希望保持一组列标题可见以便于参考。如果您要使用纸质副本，则必须在每张纸上打印此信息，从而浪费资源，并使纸堆更高。以数字方式工作，您可以冻结一行。

要冻结单元格，请转到查看标签，然后点击冻结窗格。选择冻结顶部行以保留列标题，并选择冻结第一列以保留行标题。

现在，当滚动时，这些单元格将留在原处，使您更容易跟踪正在查看的内容。您可以使用冻结窗格选项进一步控制要冻结的单元格。

3。协作工具

我们很多人都使用Excel与我们的同事进行协作，无论他们位于办公室的另一端还是世界的另一端。您可以有很多不同的方法来回传递文档，重复进行相同的工作。

但是，如果您与多个协作者合作，有时可能很难跟踪文档的最新版本。以数字方式工作，您可以避免使用过时信息的风险。

如果保留打印的电子表格以供参考，则总是有可能其他人在您不知情的情况下对其进行了更新。通过组织一个共享的OneDrive文件夹来存储当前文档，可以确保团队中的每个人都引用完全相同的材料。

4。跨平台支持

有时候很难随身携带Excel。如果您确实需要在旅途中访问电子表格，则必须打印纸质副本或打包笔记本电脑。幸运的是，时代已经改变。

现在，Microsoft使您可以轻松地从手机访问完整的Office套件。通过Office 365订阅，您将能够下载适用于iOS和Android的量身定制的应用程序，并可以在任何地方访问文件。

在手机上安装了Excel后，您可以在需要时打开重要的电子表格至。另外，在办公室外工作时，您也不必四处走动。

5。生活文档

打印Excel电子表格时，其内容是固定的。如果您需要访问文档的不变副本，这可能会很有用-尽管出于安全起见，最好打印到PDF，但它并没有充分利用Excel的功能。

这很容易设置具有可视化的Excel电子表格，当添加新数据时，这些可视化会自动更新。这是删除纸质副本并进行数字化处理的最佳原因之一。自更新图表只是第一步，因为交互式Excel仪表板可以提供打印副本无法提供的所有有用功能。

要创建自更新图表，我们需要设置一个数据集。我想跟踪《星球大战》电影的IMDb评分，而且我知道在接下来的几年中还会有更多的IMDb评分。我用当前可用的所有数据设置了此电子表格。

为使图表能够自我更新，我们需要将此数据转换为表格。为此，将其突出显示并按 Ctrl + T 。

我们的表确实具有标题，因此我们需要确保在按之前选中该复选框。确定。现在，我们准备从插入标签创建图表。

由于使用的数据，我选择使用线形图，但是您应该选择任何适合您的项目。现在，我们可以将新信息添加到表格中并观察它出现在图表上。

使用纸质副本，您将不得不再次打印此文档以确保您使用的是当前版本。通过使数字复印成为您的工作，您可以创建可节省时间和精力的实时文档。

过去的纸副本：拥抱数字未来！

Excel的角色是在打印之前准备电子表格的时间。在过去的三十年中，我们与计算机的关系发生了翻天覆地的变化。现在，微软希望用户将大部分时间花在软件中的电子表格上，并据此设计Excel。

不必要的打印是浪费的。就是说，数字化工作不仅仅是生态上的考虑，因为它使用户可以利用Excel提供的全部功能。

在某些情况下，除了打印输出Excel文档。但是，在许多情况下，依靠纸质副本会阻止您充分利用该软件的功能。 Microsoft正在不断对其Office套件进行现代化改造-不要落后于您，因为您与纸质打印输出息息相关！

为什么您更喜欢数字化工作而不是打印输出？您如何减少办公室浪费？为什么不在下面的评论部分加入对话？