如何使用Microsoft Office中的属性改进文档管理

Microsoft Office应用程序创建的每个文档都具有许多文档属性，包括标题，作者，主题以及许多其他属性。大多数时候，您在浏览文件时都会看到这些信息，但是您是否知道这些文档属性实际上对于文档管理确实非常有用？

以下是查看，更改和获取文档的方法

文档属性窗口

如何打开文档属性窗口取决于您所使用的Office版本。在Office 2007应用中，您将单击Microsoft Office按钮，然后单击准备>属性>高级属性。在2010年至2016年，您将点击文件>信息，文档属性面板将显示在菜单的右侧。从属性下拉列表中，选择高级属性。在Mac上，您只需使用文件>属性。

这些属性可在Word，Excel，PowerPoint，Access和Publisher中使用，但我只是在使用屏幕截图的前三个。在其他任何一个应用程序中都将使用相同的过程。

首次打开窗口时，您将看到希望Excel，Word或PowerPoint在其中存储有关文档的基本信息。摘要部分。标题，主题，作者，经理，公司等。如果要更改Excel电子表格作者属性或其他基本属性，可以在第一个窗口中进行操作。

下一个选项卡“统计信息"包含自动计算的数据，例如创建和修改日期，修订号，印刷品，字符，行等。

此处收集的统计信息取决于您所使用的程序。例如，PowerPoint包含幻灯片，隐藏的幻灯片，多媒体和便笺的详细信息。

Excel根本不在统计部分存储太多内容。

下一个选项卡内容可能不会包含您当前正在处理的许多文档的任何内容。但是，当您看到它有用时，可能会改变。为了向您展示它可以做什么，我们将使用我创建的文档，它是1980年代th动音乐的历史。

现在，让我们看一下属性窗口的“内容"选项卡。

当您可以看到，“目录"选项卡为您提供了文档中所包含内容的概述。它从哪里获得此信息？从标题。如果您使用Microsoft Word的标题样式（可以在视图>样式中进行自定义），它们将被导入到``内容''选项卡中以自动创建轮廓。如果您的文档非常长，并且想了解其中的内容，那么可以有所帮助。

您可能会期望，不同的Office应用程序会将不同的信息带入“内容"选项卡，好。例如，Excel仅获取您创建的工作表的名称。

PowerPoint，另一方面，将为您提供有关所使用的字体，演示文稿的主题的信息。当前使用，以及幻灯片的名称。

自定义文档属性

最后一个选项卡是文档属性真正有用的地方。如果您想记录（或查找）关于文档的绝对任何信息，则可以在此处进行操作。对于Word，Excel和PowerPoint，“自定义"选项卡是相同的，因此我将使用Word来截屏。

以下是所有内置文档属性的列表：

使此列表特别有用的是，您可以将多个信息添加到任何属性。假设您希望团队中的每个人都检查文档。不用让人们给您发送电子邮件，在文档中留下注释或使用其他方法来表明他们已经查看了文档，他们只需修改 Checked by 属性以添加其名称即可。<

如果希望每个人的名字都放在单独的行中，则可以利用Office的功能，通过单击名称框并添加新属性来添加自定义属性。 选中，选中2 ，选中3 ，依此类推，每个人的名字都将显示在另一行。

这些属性似乎具有无限的潜力。如果要记录在此文档中咨询过的人员，则可以添加许多 Source 属性。是否想确保您记得谁发给您的文件？在接收人中添加他们的名字。确定您没有将文件传送给错误的客户吗？添加一个客户条目。使用这26个属性，您可以向文档中添加大量有用的信息。

将自定义属性添加到“自定义"选项卡的功能是您可以在Microsoft中进行文档管理的最有用的功能之一办公室。是否需要有关谁编辑文档以及何时编辑的详细记录？只需在名称字段中输入“已编辑"，然后在值字段中添加名称和日期，就像这样：

现在每个人可以添加他们的姓名和他们编辑文档的日期，以便您跟踪。希望每个人都权衡一下他们认为该文档的质量吗？在“名称"字段中输入“评级"，将类型字段切换为数字，每个人都可以快速轻松地告诉您他们认为该文档的质量。

您仅受您的想象力限制，可以将对文档处理人员有用的任何信息添加到自定义文档属性中。

请密切注意文档

Office套件中的文档属性窗口是管理文档的最佳方法之一，尤其是在团队中工作时！

您使用吗？文件属性？您觉得哪些最有用？您还用它们做什么？在下面的评论中分享！