如何通过邮件合并在Outlook中发送个性化大量电子邮件

邮件合并就像您多年没有打电话的那些老朋友之一。被低估和忽略，直到您迫切需要它们的一天。

直到您被委派了在最后一分钟管理数百个邀请的工作，您才意识到它的潜力。也许是一堆婚礼邀请或即将到来的僵尸启示的红色警报。或者，这可能是无害的，例如打印一堆地址标签和姓名徽章。

请不要担心。您只需单击几下，即可在几分钟内使用Microsoft Outlook 2016发送个性化的大量电子邮件。并保存一天。

什么时候应该使用邮件合并？

在我继续前进之前，如果要创建几个基本相同但每个文档都在哪里的文档，则使用邮件合并。该文档包含唯一的详细信息。电子邮件共享相同的格式以及相同的文本和图形（如果有）。例如，邀请的文本保持不变，但名称，地址甚至主题位都是唯一的。

邮件合并-与通过电子邮件发送给一群人不同，邮件-邮件的每个收件人都是唯一的收件人。

我迄今为止为他们找到的最佳用途–使用大量电子邮件作为求职动力工具，为每个雇主提供自定义详细信息。

邮件合并功能包含两个部分：

这两个是“合并的"。由于Outlook是Microsoft Office套件的一部分，因此可以使用此功能批量发送邮件，每个邮件针对不同的联系人进行个性化设置。它不是垃圾邮件，尽管我猜错了，但邮件合并可被用来轰炸未经请求的电子邮件。

Microsoft Office允许您将不同的数据源用于地址详细信息，例如，您可以使用Excel电子表格，甚至可以使用Access数据库。在这里，您将使用Microsoft Outlook联系人来发送电子邮件。

为邮件合并准备联系人池

因此，让我们在启动Microsoft Outlook之后分解一下步骤

1。打开人以显示联系人列表。

选择要包含在个性化电子邮件列表中的联系人（CTRL +单击）。为了更轻松地管理庞大的列表，请使用可用的排序选项（单击全部旁边的下拉箭头）。为了使其更易于管理，您可以通过相同的下拉列表按类别进行排序。

请注意：邮件合并不适用于通讯组列表。

2。从功能区>主页>操作组中选择邮件合并。

3。如果您的个性化电子邮件是针对特定批次的联系人的，则在您现在应该看到的``邮件合并联系人''屏幕中，选择仅所选联系人。在下面的“合并选项"部分下，选择以下参数。

4。单击确定，然后Microsoft Word将为您启动以编写个性化消息。

在Microsoft Word中编写个性化消息

功能区上的“邮件"选项卡位于正面和中央。在这里，您将要使用个性化的问候语开始您的群发电子邮件。在Microsoft Word的邮件标签中，选择问候语行。

如您所见，该对话框的名称已预先填充兰德尔先生。这只是联系人列表中姓名的占位符。在此之下，您可以查看列表中名称的预览。您可以使用此处提供的选项来自定义条目。

请注意，合并字段来自邮件列表中的列标题。因此，如果不匹配，请使用匹配字段来确保合并保持准确。如果您要的字段显示“不匹配"，请选择该字段的下拉列表，然后选择与列表中该列匹配的列名。

单击确定并从此处退出，在Word文档中放置问候语的占位符（尊敬的先生……）。

记住这一点：您可以在带有其他字段的文档。

点击插入合并字段。 此数据必须存在于您的原始数据源中，在这种情况下，即Microsoft Outlook中的“联系人"信息。示例包括–家庭地址，家庭电话，职务等。单击小下拉箭头时，您可以看到完整的列表。

格式化问候语。 要按照您希望的方式设置问候语的格式，请突出显示整个字段，包括两端的标记。转到首页标签，然后使用字体设置。另外，设置行距以确保行距与文档其余部分的行距匹配。

立即输入消息

该消息是<< GreetingLine >>占位符和/或您在额外合并字段的帮助下插入的任何其他字段。撰写您的消息。请记住，这是最好的大规模电子邮件发送方式。因此，请确保使用所有可以使用的电子邮件礼节。

电子邮件正文完成后，请单击完成并合并>发送电子邮件。

合并到电子邮件对话框打开。单击确定。

MS Word然后执行自动在瞬间发布电子邮件的工作。 Word将单独的电子邮件发送到每个地址。您无法抄送或密送其他收件人，并且无法添加附件到电子邮件。

您可以保存用于邮件合并的文档，因为它还保存了与数据源（即联系人）链接。当您打开邮件合并文档时，当Word提示您保持连接时，选择是。

将此Timesaver添加到您的电子邮件工具集中

挂起它，整个过程从开始到结束只需要几分钟。同时，只需要一个人就可以撰写电子邮件，现在您可以为一个团体撰写电子邮件了。群组的大小无关紧要。

此外，使用收件人的名字作为问候也是一种很好的群组电子邮件行为。它使电子邮件更具个人风格。某种程度上，CC电子邮件非常缺乏。

接下来，您可以尝试邮件合并以打印字母，标签和信封。您可能还想了解合并Microsoft Outlook PST文件的简便方法！