无纸化：优点，缺点和数字解决方法

无纸化办公室。但这全是省树的必杀技还是A4比例的噩梦？

我们会研究正反两方面的内容以及可行的建议，以便您下定决心并立即着手进行。

无纸化办公室的优点

首先让我们看一下在纸张上使用adios的优势。

尽管传真机已经变成了传真机这是一种古老的器械，仍然有些人坚持用指甲将其挂在上面。这些人的传真机号码显眼地显示在名片上。这些人无法接受“电子邮件"的发明，结果淹没在传真纸的海洋中。

如果这样的人绝对坚持必须传真给您，然后有一些方法可以容纳它们，而不必处理卡纸和树木倒塌的问题。许多在线服务可以为您分配“虚拟传真号码"，而其他人可以传真到该号码。传真然后转换为电子邮件附件，并通过互联网发送给您。

缺点是这些站点的免费计划受到了极大的限制。要获得任何体面的服务，您需要按月付费。

一些值得一看的服务包括Maxemail，MyFax，RingCentral，Faxburner，eFax和FreeFaxtoEmail。

对现在，我有几盒装满了15年历史的文件。他们坐在我的办公室里等待扫描，因此我终于可以切碎纸张原件了。同时，当我最好的朋友Procrastinate待在我身边时，我不断地绊倒箱子，用臀部撞向他们，并通常对着他们发誓。

当我终于开始扫描时在文件上，每当文件通过切碎机时，我将举行一次大型切纸派对并喝一杯（到最后，我将完全没有腿了）。但是我真正梦想的是在办公室中拥有大量空间。我可以利用这个空间开始跳舞或与狗搏斗。并提醒自己我的地板是什么颜色。

如果您是一家在文档存储空间上花费大量资金的公司，则只需考虑一下您将节省多少，扫描这些文档并刻录整个文档。员工的士气将蒸蒸日上。

最明显的优势当然是环境。砍伐的树木过多，亚马逊雨林正在部分消失，以养活纸浆和造纸行业。对于我们赖以生存的星球，我们能做的一切减慢速度显然是个好消息。我们打印太多，浪费了太多纸张。通过迁移到无纸环境，您可以为大自然做点贡献。

如果您必须打印某些东西，那么有多种方法可以减少纸张和墨水的用量。 PrintWhatYouLike，PrintFriendly，Aardvark和Printliminator等服务将帮助您在打印页面之前从页面上删除所有不必要的元素，例如广告。但是，只要有可能，就扫描并发送电子邮件。

生活中的事实是，纸张不会永远存在下去。 《大宪章》看起来可能不像它刚写时那样新鲜。安妮·弗兰克（Anne Frank）的日记开始变成褐色并在边缘卷曲。只要经过了足够的时间，纸张最终就会开始崩溃。

因此，换句话说，这是长期存储信息的一种糟糕方法。您永远无法确定它何时会变成褐色，撕裂，褪色，卷曲或只是在上面撒一杯咖啡。但是数字文件？如果您将其保留为流行格式（例如PDF或TXT）并进行常规备份，则在需要时它将始终存在。在二十或三十年后，它的外观仍将与您初次使用时相同。

纸张的问题在于，在办公环境中，如果您希望其他地理位置的同事有副本，您需要通过蜗牛邮件将其邮寄出去。这需要时间（如果邮局丢失了，则更是如此）。在许多情况下，时间意味着金钱的损失，机会的延迟和沮丧感的增加。

但是，如果将文件数字化，则可以将它们放在公司内部网中进行在线存储（例如Google Docs或Dropbox），那么所有人位置可以开始实时留下反馈。

无纸化办公室的缺点

但是没有纸并不总是它的天堂。技术助您一臂之力！

这是整个企业最烦人的事情。找到坐下并扫描每张纸的能量和倾斜度。这很繁琐，耗时，并且坦率地说，您宁愿在电视上观看 Baywatch 的重播。

但是您可以做一些事情来使这项工作成为现实。容易一点。首先，检查每张纸，并将其放入三堆中的一堆– 绝对扫描，也许扫描，然后切碎。 切碎的材料…。好…。切碎并去除它。

您可能会去除已付的账单，保修期已长的收据，说明手册（可能是制造商已将PDF版本上传到他们的网站上），银行存款单（但不是报表）等等。只需对它注视并决定“ 我真的需要保留它吗？"。

也许扫描是您不确定的事情但是您不想急于做出决定。将它们放在一边。

然后您会发现，绝对扫描堆可能更易于管理。现在，在计算机上创建文件夹（税收，保险，工资单等），然后在扫描文档时，立即将其移至相关文件夹中并添加描述性名称。

有些应用程序声称可以为您加快该过程（我认为结果参差不齐）。 Evernote具有可扫描的功能，当您将智能手机相机对准文档时，它可以检测文档的边缘。如果您要扫描照片，还可以使用Photomyne。如果您正在寻找其他东西，AlternativeTo有一些可替代Scannable的好选择。我特别喜欢ScanBot。

您扫描的次数越多，备份全部内容就越重要。因为如果您的计算机决定自杀或自我毁灭，那么没有备份意味着绝对没有文件。而且在很多情况下，这可能是一场不容置疑的灾难（尤其是如果您丢失了税务文书工作）。根据我的经验，许多公司都提供有价文件的替换副本，您可能会决定这样做。但是，如果在附近或远程（或同时使用这两者）都有备份解决方案，那么晚上睡起来会更轻松。

至少，您应该有一个便携式硬盘驱动器（至少要有1 TB的空间） ）。如果您有Windows PC。无论您决定使用哪种方式，都需要设置某种自动化系统，以便每天每天都在不间断地备份文件。

理想情况下，还应该有一个远程备份，仅用于以防您的地方被水淹或着火。但是，在将有价值的文件发送到云中之前，请确保将它们加密在一个特殊的文件夹中。云端功能包括Dropbox，Google Drive，Box和SkyDrive。

扫描完所有内容后，您就可以按照日期和月份类别（甚至包括日文件夹）将文件夹和子文件夹排序好吧，如果您真的想变得精确）。或第二个门正在使用OCR类型的技术找到某种数据库。

OCR代表光学字符识别，它是一种读取页面上打印的文本并能够转换该文本的技术文字转换为可复制文字，或者根据您指定的关键字将其返回给您。当您输入单词时，这就是驱动Evernote的技术，可以在搜索结果中找到，识别和带给您。

为了搜索扫描的文档，您显然需要找到一种方法。轻松能够马上提出您需要的东西。因此，如果您使用OCR路线，则需要确定。您是否要支付Evernote年费，并用敏感文件信任他们？还是您要下载一些东西，然后将其全部保存在计算机上。

您是纸鉴赏家还是数字偏差专家？

对于每种事物总是有利弊的，但是有些人可能比其他人更忍受骗局。因此，一切都取决于您准备接受的内容。

现在，扫描所有内容毫无意义并且浪费时间吗？还是数字化是未来的方式？读者怎么说？

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