电子邮件被认为是一种便捷的通信方式，但是我们许多人花费的时间比我们想要弄清楚收件箱的时间要多得多。如果没有适当的组织机构，您可能会发现电子邮件浪费的时间超过了节省的时间。
Microsoft的Outlook包含许多有助于缓解此问题的功能，但是许多用户根本不了解该功能它隐藏在程序中。使用这些功能来确保您的收件箱维护得尽可能好，这样您就可以专注于更重要的事情。
查找适合您的视图
其中之一成为Outlook专业用户的第一步是根据您的工作流定制程序。如今，几乎所有人都使用电子邮件，但这并不意味着我们都以完全相同的方式使用电子邮件。对其他人有效的方法可能对您不起作用，因此，最好调整Outlook的默认布局以使其最适合您的用法。
转到查看标签看看有什么可用的选项。 当前视图部分中的更改视图按钮将为您提供一些不同的选择，但是值得深入研究安排和布局部分进入自定义的本质。
例如，您可能希望将消息预览更改为 3行 ，这将使您可以随时更详细地预览少量电子邮件。或者，您可能希望将阅读窗格设置为关闭，这样可以节省一些屏幕空间，以便在需要时将单个电子邮件作为新窗口打开。仔细阅读它们。
The key here is simply to figure out what’s best suited to the way you use Outlook. Try things out — it’s as easy as changing these settings back to their defaults if you find that they don’t work as well as you had hoped.
使用规则使流程自动化
规则是组织电子邮件的重要一步，因为一旦使用电子邮件，它们就会得到照顾。在检查收件箱之前，还有很多繁琐的事情。要开始使用规则，请转到Outlook中的主页标签，然后导航至规则>管理规则和警报。
在此处，点击新规则。您会看到一系列模板以及从头开始的选项。目前，最好坚持使用提供的模板-在下一个屏幕上，您将有充分的机会根据自己的喜好自定义规则。出于演示目的，我们将选择将邮件从某人移动到文件夹。
现在是时候让规则发挥作用了。我想建立一个系统，将从其他PCPC.me作者接收的任何邮件直接发送到优先级文件夹。为此，请在条件窗口上的框上打钩，该框上会显示在发件人地址中带有特定字词。然后，在下面的部分中单击特定的词-我将其设置为 PCPC.me ，这样它将只响应从站点的电子邮件帐户发送的电子邮件，但这显然可以是您想要的任何内容-然后选择单击指定并导航到该文件夹。
下一步，选择要处理此规则放在一边的消息，然后仔细考虑是否想要停止处理更多规则。根据您使用的其他规则，勾选此选项可能会在以后导致组织问题。然后，选择您的例外，即可开始命名规则并激活它。从那里开始，它将自动对您的邮件进行排序，直到您将其关闭为止。
使用类别划分和征服
虽然规则是处理大量邮件的好方法电子邮件，某些组织任务需要人眼。严格使用类别可以帮助简化此过程，使您可以快速，准确地对邮件进行分类。要设置类别，请转到Outlook 首页标签中的标签部分，然后导航至分类>所有类别。
在这里，您会看到当前所有类别的摘要。它们默认使用简单的颜色系统，因此您可能只需要简单地编辑这些条目即可。为了使它们更有用，请单击“类别"以将其突出显示，将其重命名为与您将要接收的邮件类型相关的名称，然后为它分配一个快捷键，您将在下拉菜单中记住该快捷键。
有了这些设置，您就可以在接收电子邮件时快速轻松地整理电子邮件。只需在收件箱中突出显示特定邮件，然后使用您刚分配的相应快捷方式即可。现在，您只需在Outlook搜索栏中输入该类别的名称，即可查看该特定类别下标记的所有邮件。
使用搜索栏
保持您的秘密的秘密整理电子邮件是一项前瞻性计划-提前做一些工作可以防止以后出现头痛问题。但是，有时候电子邮件会误入歧途，并且在您精心维护的任何文件夹或类别中都没有任何迹象。在这种情况下，最好使用搜索栏。
Outlook的搜索功能既灵活又全面。在收件箱上方的字段中输入搜索词，它会快速显示可以找到的该词的所有实例，无论是在主题标题中还是在电子邮件正文中。如果您能记住通常无法找到的特定电子邮件的特定详细信息，则此功能特别有用。
请记住，完整的收件箱会降低搜索速度。如果是这种情况，则值得搜索特定的文件夹，而不是Outlook可以访问的每一封电子邮件。为此，请使用搜索栏右侧的下拉菜单缩小视野。有关更深入的调整，请转到搜索标签的精炼部分。
记住要使用Outlook.com
Outlook的在线版本可能不具备桌面版的所有功能，但是可以通过任何使用Web浏览器的设备轻松访问它，这一事实不容忽视。如果您需要在离开工作站的同时立即访问电子邮件，这是一个完全可以接受的选择。
但是，基于Web的Outlook不仅可以检查电子邮件，还可以提供更多功能。通过点击屏幕右上角的设置齿轮，您还可以访问非常方便的一组选项当您在旅途中时。再加上相同的下拉菜单，将使您可以访问规则和类别。
知道可以在任意位置访问Outlook电子邮件规则来帮助您缩小收件箱，即使您不在计算机旁也是如此。如果您有规律的通勤，则有可能将公交车或火车转换为方便的时间，以便在一天开始之前评估收件箱。
您是否有使用技巧？使用Outlook使您的电子邮件井井有条？在下面的评论部分中让我们知道它。
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