如果您没有使用正确的工具，数据库管理可能会重复且忙碌。使用 Microsoft Access，维护关系数据库变得容易。
继续阅读以了解有关 Microsoft Access 及其主要元素和功能的更多信息。
Microsoft Access是 Microsoft 365 套件随附的强大生产力工具。在这个数据库中，您可以记录、查看、编辑和跟踪数据。您甚至可以在数据之间建立关系。
除了存储大量信息外，它还便于在不同平台上轻松检索和使用数据。Microsoft Access 还支持与其他工具集成以实现轻松的数据同步。它的一些主要组件是表、表单、报告和查询。
Microsoft Access Backstage 视图是您在启动 Access 软件但未打开数据库时看到的内容。使用 Microsoft Access Backstage 视图，用户可以执行许多数据库管理任务，包括打开现有数据库和创建新数据库。
它的菜单面板包含可以应用于数据库文件的命令。从其文件功能区中，您可以从其模板中进行选择以创建新文件。
Microsoft Access 是一个数据库管理系统 (DBMS)，可让您创建和管理大型数据库。数据库可帮助您以有组织的方式保存信息。
在 Microsoft Access 2007 或更高版本中创建的数据库文件带有名为 ACCDB 的文件扩展名，而在早期 Access 版本中创建的数据库称为 MDB。
通常，Access 数据库的所有表以及其他对象（例如窗体、报表、宏和模块）都存储在单个文件中。
通过建立关系，您可以在两个不同的表之间创建连接。关系涉及包含相应数据的两个表的字段。
例如，Student Data 表的Student ID 字段可以与Student Results 表中的同名字段相连。关系有助于防止丢失数据并快速确定查询结果。
在 Microsoft Access 中关联和有意义地组合来自多个表的数据时，您需要使用主键字段。一张表的主键是另一张表的外键。可以在其他表中添加主键字段以引用回主键源表。
Access 表看起来类似于包含行和列的 Excel 电子表格。但在 Microsoft Access 中，行和列被称为记录和字段。
此外，它存储数据的方式与电子表格不同。您应该创建一个表来跟踪每种信息。这个过程称为规范化。它可以帮助您避免冗余并使数据库变得灵活。
Microsoft Access 表单允许您一次查看、输入和编辑一行的数据。表单通常包含用于执行其他任务的命令按钮和控件，例如将数据发送到另一个工具。
使用表单，您可以控制某人如何与数据库信息交互。您可以在“访问功能区”菜单的“创建”选项卡上找到表单创建工具。在这里，您可以通过设计一个空白表单来设计自己的表单。但最好的选择是通过表单向导。
您可以使用 Access 报告来格式化、编译和呈现数据。通常，它包含对特定问题的答案。随时运行报告以获取更新的数据库信息。
格式化报告以最有效的方式呈现数据也是可行的。您可以将其格式化以进行查看、打印、导出或作为电子邮件附件发送。
查询的功能是从表中检索满足特定条件的数据。您还可以使用它来执行一些预定义的计算。在 Access 桌面应用程序上，您可以使用查询同时更新或删除多个记录。
查询可以有两种类型：选择查询和操作查询。选择查询允许用户查看、复制和打印检索到的数据，而操作查询可以使用数据执行任务。
宏是一种工具，可自动执行任务并向各种数据库部件（包括窗体、报表和控件）添加功能。这是一个自动执行手动任务的程序，例如在 Access 中打开报表、运行查询、复制粘贴和表格格式，这些都是您经常执行的操作。
例如，通过将宏附加到命令按钮，可以确保单击该按钮时宏运行。
模块是一组向数据库添加功能的声明和过程。这些语句作为一个单元放在一起。您必须使用 VBA 语言来编写模块。
可以有类模块或标准模块。类模块与表单和报告相关联，而标准模块不附加到任何对象。
输入掩码指示字段中输入值的有效格式。但是，此功能仅适用于 Access 桌面数据库。
输入掩码可以确保输入值的一致性，尤其是在电话号码和邮政编码等对值敏感的字段中。它包含一个强制部分和两个可选部分，每个部分用分号分隔。
您可以使用这些规则来验证您输入到数据库中的数据。表达式生成器可以帮助您准确地设置规则的格式。Microsoft Access 有两种类型的验证规则：
如果为字段设置验证规则，Access 会阻止您离开该字段，除非您输入有效值。假设您在日期字段的验证规则属性中添加>=#12/01/2021#。在这种情况下，您只需输入 2021 年 12 月 1 日及之后的日期。
您可以使用它来控制何时可以保存记录。此规则考虑同一表中的其他字段并比较它们的值。
在管理关系数据库时，Microsoft Access 为业务用户提供了无缝解决方案。本文讨论了 Microsoft Access 的基本功能，阅读本文您将对该工具有一个基本的了解。
如果您有兴趣学习如何使用 Microsoft Access 创建一个简单的数据库，请查看以下文章。
