尽管大多数PC用户会声称精通Word和Excel等Office软件，但该软件包的其他功能可能更令人生畏。 Access和类似的数据库软件可能是入门时特别不友好的软件-但如果您知道自己在做什么，它们所面临的挑战就更少了。
本指南将指导您完成操作创建数据库，向数据库中填充信息以及使用查询一目了然地访问数据库的基本步骤。一旦了解了基础知识，就可以真正掌握Access。
创建数据库
在打开Access时，将看到许多不同的信息。选项和模板。选择空白桌面数据库以开始使用，然后选择文件名和硬盘驱动器上的位置以保存该文件。我将创建一个我拥有的书的数据库，但是这些相同的概念可以用于邮件列表，电话簿或任何其他目的。
数据库的第一列将包含每本书的标题，因此我将使用点击添加按钮来指定这是短文本条目-您应该选择适合项目的任何类型的条目。然后，将列标题重命名为适当的名称。此时，也有必要从默认的“ Table1"重命名第一个表。
对要包含的所有不同列执行相同的操作。就我而言，这是作者姓名的另一个短文本条目，发行年份的数字单元格以及该书是否为精装本的是/否复选框。我还设置了“添加日期"字段，稍后我们将自动对其进行自动化。如果您需要在创建后编辑任何数据类型，请转到功能区上的字段标签，突出显示所需的列，然后通过数据类型下拉菜单进行更改。
现在使用屏幕右下角的图标切换到设计视图。要自动执行时间戳，请选择所需的字段名称，然后通过下拉菜单选择日期格式，然后在下面的默认值字段中输入 = Now（）。每当将新项输入到数据库中时，这将使用添加条目的日期自动填充单元格。相同的方法可用于建立其他默认值，无论它们是标准文本输入还是类似这样的公式。
建立主键
如果要创建对于一个将要成长的数据库，主键至关重要-但即使您的规模较小，这也是一个很好的习惯。当两个项目共享相同的名称时，可能会造成混乱，但是主键可确保始终有另一个唯一标识符。
Access 2013默认情况下会创建一个ID字段，然后自动用数字填充标识符。但是，您可以根据需要指定其他主键。为此，只需在设计视图中右键单击所需的字段名称，然后选择主键即可。 但是，这必须是一个真正独特的条目，以确保事情能够正常进行。
使用表单添加数据
如果您想输入很多内容将数据存储到您的Access文档中，值得设置一个Form。首先，导航到功能区中的创建选项卡，然后单击表单。它将为您创建一个默认布局，然后您可以通过将单个组件拖动到适当的位置进行编辑。
要测试您的表单，请使用功能区左侧的“查看"选项。切换到表单视图。在这里，您可以通过填充各个字段来添加条目-现在执行此操作以确保一切正常。要检查进度，请从表单返回表并选择数据表视图。如果按预期显示了您的第一个条目，请回到您的表单并保存您的工作。
其他输入数据的方法
表单是标准化数据输入的好方法，特别是如果有多个用户正在使用该数据库。但是，这不是在Access中填充文件的唯一方法。最直接的方法是在数据表视图中手动手动添加条目。
或者，您可以导入包含现有数据的文件。 Access 2013支持多种文件类型，包括Excel电子表格，CSV文件，XML和HTML文档。要从源导入数据，请从功能区中选择“外部数据"选项卡，然后选择所需的文件类型。 Access将引导您完成将其导入数据库的必要步骤。
值得注意的是，Access区分了导入和链接数据。如果您的数据不会更改，则前者是正确的方法，但后者允许不断更新单独的文档，以反映Access中的这些更改。根据您的需求，这可能会节省您一些时间。
使用查询
一旦数据库足够填充，就该开始利用组织大量信息的好处了。查询是一种简单而强大的方法，可以快速，高效地对数据库进行排序。为了说明它们的用法，下面是一个简单的查询，该查询将在我的数据库中搜索特定时间范围内的书籍。
要创建新的查询，请导航到功能区中的创建标签并选择查询向导，然后选择简单查询向导。选择所需的表以及您感兴趣的字段，在我的情况下，这是发行年份以及标题，因此我知道我要查看的条目。
在下一个屏幕上，决定是要查看每个记录的每个字段的“详细信息"视图，还是仅查看摘要。然后，选择“完成"以结束该过程。系统会为您显示所选的数据，并且您可以使用列标题中的下拉菜单进一步缩小数据范围。我正在寻找1970年代写的书，所以我要单击“发行年份"下拉菜单，然后导航到数字过滤器>之间。
然后我设置数据的上下边界，并显示了1970年至1980年之间发行的书籍清单。当然，可以使用相同的方法来匹配文本字符串，复选框或您可能已经输入的任何其他类型的信息。进入数据库。
您是否有使用Access的提示？您是否正在为数据库创建的某个特定方面而苦苦挣扎，并且需要一些帮助？在下面的评论部分中，让我们了解您的建议和问题。
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