3个令人印象深刻的Microsoft Office Online团队合作和协作工具

在当今世界，远程工作越来越被人们接受，并且工作人员之间的相处频率越来越低，Microsoft的协作功能范围已经大大改善。

Microsoft的许多专用Office用户感到沮丧，需要来回不断地发送已编辑的文件。

听起来像桃红色，对吗？实际上，它就像多年前的Google文档一样。但是更好。

我们在这里实际上要谈论的是新的共享按钮被挤压到Office 2016中每个主要程序（Word，Excel，PowerPoint甚至是OneNote）的右上角以及Office Online（免费的基于浏览器的Office版本）。但这还不是全部。微软还引入了Outlook Groups和Office 365 Planner。

我们将依次为您介绍这些功能以及其他一些工具，这些工具将比以往更有效地帮助您进行协作。

如果要在Office文档上进行协作，无论是使用Office 365还是Office Online（在任何设备上），都必须首先将其保存到云中（通过OneDrive或SharePoint）。完成后，您可以最后开始更好地更改协作工作流程。

单击Word，Excel，PowerPoint或右上角的共享按钮OneNote（请阅读我们的OneNote简介），您可以选择通过姓名或电子邮件地址邀请他人。您还可以在这里选择授予同事哪些权限：可以编辑或只读。

在Office中会向您发出警报邀请被接受时。在Word中，您将能够实时观察协作者的打字。 Excel和PowerPoint中的此共同编辑功能尚未得到简化，因此按保存将刷新文档，以便您可以立即看到新的更改。

另一种方式共享Office文档是为了向您的同事发送共享链接。如果要与一群人共享，这比单独邀请每个人要快。

您可以选择两个链接进行共享（通过点击共享>复制链接来查找这些链接） ，然后选择复制只读链接或可以编辑链接）。将相关链接发送给您的同事。当任何人单击这些链接时，它们将始终被带到文件的最新版本。

在Office Online中，您甚至可以单击Skype徽标来快速调用您的文件。协作者，以便更快地做出决策。

共享文档后，您可以在屏幕右侧的共享面板中看到协作者的列表。在这里您可以看到谁正在编辑文档。

如果协作者名称旁边显示“实时编辑"，您将可以看到他们键入的更改。如果仅显示“正在编辑"，则您必须等待它们保存其版本，然后才能看到这些更改。

要更改任何协作者的权限，请右键单击其名称，然后单击更改权限。您还可以选择从协作者中删除所有权限，以便他们不再能够访问文档。

Office 365组的第一版于2014年启动。但是，它已针对Outlook 2016进行了转换，并且现在可以在Windows Phone，iOS [不再可用]和Android [不再可用]以及台式机应用程序中作为独立应用程序使用。登录之前，您将需要付费的Office 365订阅（有30天的免费试用期）或学校帐户。

从本质上讲，网上论坛是Microsoft的对Slack的回应，成员可以在其中开始和加入有关不同主题的渠道/对话。但是，与Microsoft产品的集成更多。

公共和私人团体都是由个人“对话"（而不是电子邮件）组成的。小组成员可以实时聊天各种项目，以帮助他们顺利进行。还可以与OneDrive进行有用的集成来访问文件，用于安排会议的组日历以及用于即席语音和视频通话的Skype for Business以及共享的收件箱和OneNote笔记本。

如果您的团队高度依赖于此对于Microsoft产品，这是其协作功能的重要补充。但是，如果您使用许多其他服务（例如Google云端硬盘，Dropbox等），则可能会使用Slack而不是365组，因为它具有大量可用的集成功能。话虽如此，但可以使用Dropbox进行Office协作，但这并不理想。

要在Outlook 2016中创建组，请遵循以下说明。若要使用基于Web的Outlook 365创建组，请按照以下说明进行操作。

就像Outlook组似乎是Microsoft对Slack的回答一样，365 Planner看起来像是Microsoft对Trello的回答。

很遗憾，它仅在某些商业和学校计划中可用。借助Planner，您可以在所有设备上直观地组织大型团队项目和任务，以使它们更易于管理。用Microsoft自己的话来说：

Planner使您的团队可以轻松地创建新计划，组织和分配任务，共享文件，聊天您正在从事的工作以及获取进度的更新。

任务可以按状态或分配给谁进行分类，单个用户可以轻松查看分配给他们的任务列表。丰富多彩的图表还可以一目了然地可视化每个项目的状态。

在过去的几年中，Microsoft赶上了在协作功能方面领先于竞争对手的竞争对手。

但是，尽管微软已经赶上了很多，但该公司并没有就此止步。我们很快就会看到Microsoft启动GigJam。这个应用程式可让您将工作连结到网路上的各种应用程式，从Salesforce到Google云端硬碟。反过来，重复性任务的自动化将变得更加容易，协作也将变得更加容易。希望让合适的人在正确的时间看到正确的信息将变得容易得多。

还有很多工作要做。微软产品的结构很难理解。您可以注册的软件包数量以及可以访问的应用程序仍然一团糟。某些应用程序中的实时协同编辑需要改进。尽管如此，Microsoft现在提供的协作功能最终使Office与大多数竞争对手保持一致。

您是否认为您将使用这些功能来改善Office的协作工作流程？工作？