如何在Microsoft Office中删除隐藏的个人数据

每次将文档发送给同事时，都要保存，校对，更正所有拼写和/或语法错误，然后发送。如果您的工作一贯准确，那是一个很好的习惯，并且可以节省大量的时间和精力。编辑会爱你的（不是吗？！）。但是，当我们发送文档时，我们可能会不经意间提供其他信息吗？

Microsoft Office创建并维护附加到您文档的元数据文件。每次发送时，您的详细信息都将转发给收件人，文档的其他任何人也将继续转发。在某些情况下可以这样做，但在其他时候，将任何个人数据清除后再将其释放给公众可能会很方便。

让我们快速看一下如何使用Microsoft Office的文档检查器功能。

我们在这里谈论什么类型的信息？

Microsoft Office自动存储几种类型的个人信息以及一些其他形式的隐藏数据。数据不是立即显而易见的。它不会显示在您的文档旁边；我们将不得不根除它。 Office文档可以包含以下形式的信息：

  • 注释，来自修订，版本和墨水注释的修订标记。 如果您在文档上进行过协作，则很可能包含工作过程中的修订标记，注释等。这些摘要可以使其他人看到谁在处理文档以及他们所做的更改。
  • 文档属性和个人信息。文档属性是指文档元数据，例如作者，主题和标题。文档属性很大程度上只是Office在每次处理文档时自动生成和维护的信息。它还可以包含与您在文档中使用的特定功能有关的信息。例如，电子邮件标题，路由清单，打印机路径和文件路径信息都是常见的。
  • 标题，页脚和水印。 Word文档和Excel工作簿可以在页眉和页脚中包含信息。同样，可以添加和隐藏水印。
  • 隐藏的文字。 Word文档可以包含隐藏的文本。即，已被格式化为隐藏文本的内容。如果不确定，文档检查器可以搜索它。
  • 隐藏的行，列和工作表。与Word文档一样，Excel工作簿可以包含自己的隐藏内容。
  • 不可见内容。 Excel工作簿和PowerPoint演示文稿可以包含格式化为不可见对象的项目。文档检查器可以为您找到它们。
  • 非幻灯片内容。 PowerPoint演示文稿还可以包含不可见的内容或对象，因为它们已被拖离幻灯片的侧面。这适用于各种各样的对象，包括艺术品，文本框，按钮和图形。
  • 演示文稿。如果您使用所有PowerPoint功能，则可以在演示文稿中添加经过精心记录的笔记。您也可能不希望将这些邮件发送给其他任何人，或者不让它们出现在您的演示文稿中。
  • 文档服务器属性。如果您使用文档工作区网站或基于Microsoft Windows SharePoint Services的库，则文档可能包含其他文档属性。
  • 自定义XML数据。您的文档可能包含隐藏的XML数据；

    • 很显然，只有您认为这是一个问题。使用Microsoft Office创建和发送文档的大多数人在工作中创建的信息都不会有任何问题。如果您确实需要摆脱任何上述信息，请继续阅读！

    文档检查器

    文档检查器是Microsoft提供的所有不同检查器服务的混合物办公室。它们的主要功能是查找和删除文档中的所有其他数据。使用文档检查器之前，请保存当前文档。

    完成后，转到文件>信息。您将看到一个类似于此的屏幕：

    在右侧，您可以看到Microsoft Office生成的一些信息：页面，编辑时间，作者本人。要删除此文件，请转到检查问题>检查文档。然后，您将到达“文档检查器"选项面板。检查所需的选项，然后进行检查。根据文档的大小，这可能需要一些时间。

    文档检查器完成工作后，便可以删除找到的所有隐藏数据。查看文档列表。在要清除的部分上按全部删除。

    一旦从文档中清除了隐藏信息，就可以保存它。尝试重新打开它并再次扫描以确保已删除所有数据。否则，您现在应该清除所有可能无意发送的识别信息。

    注意：：在Office 2007中，可以通过转到来找到文档检查器Office按钮>准备>检查文档>检查。进行任何更改之前，请确保保存工作。

    是的-但这是针对文档的设置，这意味着您必须将该设置应用于您创建的每个文档。为防止Office在每个文档中保存元数据，请转到文件>选项>信任中心>隐私选项。在“特定于文档的设置"下，选中从保存时从文件属性中删除个人信息。

    如上所述，这将停止保存当前文档中的元数据，但是您将拥有以便下次再次应用。

    文档检查器汇总

    从Office文件中删除个人信息的原因很多，例如PowerPoint演示文稿，Excel工作簿，或Word文档。由于Office 2016引入了协作工具，因此在发送重要文档之前对其进行清理可能变得越来越重要。

    至少，请考虑文档的最终用途以及不经意间提供的信息交给下一位。

    您是否定期清理文档？您清理它们的原因是什么？在下面让我们知道！

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