5个您绝不能忘记检查的Excel文档设置

您是否正在使用其他人创建的电子表格？从头开始创建Excel电子表格时，您可以控制每个方面。

尤其是在工作中，从别人那里继承Excel文件并不少见。如果您不小心，可能会导致严重的麻烦。幸运的是，有一点先见之明将对确保您与所涉及的电子表格相处融洽大有帮助。

请考虑以下五点，您应该避免与使用他人的电子表格有关的大多数常见陷阱。 Excel文档。

1。更新文档信息

如果您以前从未签出Excel文档的“信息"屏幕，我们不会怪您，很容易错过。但是，当您使用其他人的电子表格时，这些信息非常值得更新。为什么？他们可能已经做出了一些您想知道的更改。

以上面的示例为例。如果添加到标题，标签，类别和 Author 字段中的文本可能有些尴尬被送到同事那里。在大多数情况下，“信息"屏幕上不会显示任何内容-但是为什么要把握机会呢？只需不到一分钟的时间即可检出，并且可以确定，当您将文档发送给其他人时，您不会后悔。

要访问信息屏幕上，单击文件。

您将直接转到“信息"部分，在此部分可以进行任何必要的调整，然后再发送给同事

2。保存副本，然后再进行其他操作

一旦您继承了其他人的文档，便很容易潜入并开始将其视为自己的文档。但是，微小的更改最终可能会对电子表格的工作方式产生重大影响。

To ensure that you don’t make a tweak that breaks any VBA programming code in Excel , or adjusts a figure that turns out to be essential to another sheet, make a copy before you do anything. That way, you’ll always have an untouched version of the spreadsheet to go back to.

如果情况变得更糟，请知道您还可以使用Excel 2016的文件历史记录来还原文档的先前版本。 。单击右上角的圆形箭头/时钟图标以展开“活动"窗格，然后查找以前的版本并选择打开版本。

3。检查隐藏的工作表

隐藏的工作表是一种方便的方法，可以使Excel电子表格保持整洁，整洁，而艰苦的工作在后台进行。如果您确实想了解文档的操作方式，那么访问这些表单至关重要。

要了解特定文档中是否有任何隐藏的表单，请访问主页标签，然后在单元格部分中找到格式。

使用下拉菜单单击取消隐藏工作表。<

这会将您带到所有隐藏工作表的列表。

只需选择要显示的工作表，然后单击确定。之后，您将可以正常访问它们。

4。确保获取密码列表

如果您要拥有他人电子表格的所有权，则应优先检查是否受密码保护。打开文件后，您就会知道它是否存在。

但是，Excel文档可以利用多层保护。完全有可能使用适当的密码来防止对VBA代码进行调整。

幸运的是，删除这种密码并不难。不过，最好还是让创建文档的人传递您可能需要知道的所有密码。

5。了解谁拥有编辑权限

现代版本的Office套件使与其他用户共享文件变得非常容易，从而使他们可以进行远距离的编辑。这是一种很好的协作方式，但是始终值得检查谁真正有权访问特定文档。

例如，作者是否仍然有权查看和编辑电子表格？显然，他们不太可能做任何令人讨厌的事情。但是，如果他们继续与竞争对手的公司合作，他们可以切实地更改或删除数据，或发布商业秘密。尽管在最坏的情况下，最好还是要后悔。

要查看谁可以编辑文档，请单击位于页面右上角的共享按钮。操作界面。对于您拥有所有权的任何文档，您实际上都应该了解这些信息。

准备工作可以防止出现问题

如果将电子表格从一个人移交给另一个人，则很有可能这很重要–而且对几个人来说很重要。文档中的任何问题都会引起麻烦。由于您已经拥有了该文件的所有权，因此修复该文件的工作肯定会落在您身上。

一旦事件发生，应对这种灾难将变得更加困难，如果您没有这样做的话。做好准备。掌握隐藏的工作表，密码和文件的内部工作等知识非常有用。只需确保您在灾难来袭之前就了解了它们，而不是事后才为它们加扰。

请务必查看我们的其他提示和技巧，例如在Excel中创建下拉列表。