如何使用宏在Google表格中自动执行重复性任务

记录任务,保存该任务,然后在需要时运行该任务。

宏终于可以供Google表格用户使用。宏使您可以自动执行文档和电子表格中的重复任务,而无需学习编写代码。

它们在很长时间以来一直是Microsoft Office的核心生产力工具。 Excel用户长期以来一直可以使用宏来节省时间,现在您可以为Google表格带来同样的省时优势。

尽管Google表格长期以来允许用户编写自己的Apps脚本函数,但宏向所有Google表格用户开放这种功能-无需编码经验。

如果您发现自己一遍又一遍地使用相似的数据或信息来处理多个表格,则宏非常有用。例如,任何种类的具有精细功能以整理数据的每月跟踪器都将受益于宏。

如何在Google表格中创建新的宏

Google表格宏非常简单创建。

  • 单击工具>宏>记录宏
  • 执行要自动执行的步骤。
  • 单击保存
  • 输入宏的名称和可选的键盘快捷键。
  • 现在显然,上面列表中的第二步可能涉及更多内容步骤,但稍后会详细介绍。

    如何在Google表格中编辑宏

    如果要编辑宏,请执行以下操作:

  • 转到到工具>宏>管理宏
  • 单击编辑脚本
  • 要编辑宏,您要必须实际编辑代码,因此,如果您不满意此代码,则只需重新记录宏可能会更容易。

    如何运行宏在Google表格中

    要运行宏,请打开要使用的表格,然后点击工具>宏,然后从列表中选择宏。或者,如果您为宏分配了键盘快捷键,则可以使用它。

    下面,您会找到一些简单示例,说明可以在Google表格中使用宏的各种方式。

    示例1:使用宏设置电子表格格式

    使用宏可以轻松地执行必须应用于多个Google表格的任何重复格式。

    如果如果有多个具有相似信息的工作表,则可以记录以下任意或所有宏:粗体/斜体/下划线格式,字体大小,文本对齐方式,文本换行,背景填充颜色等等。

    借助Google表格,您还可以通过使用条件格式设置在基本自动化的基础上增加一层自动化来获得漂亮的元数据。

    您可以使用条件格式设置来使用与上述相同的方法来格式化单元格。区别在于您可以创建一个规则,以根据特定条件设置文本格式:

  • 单元格包含还是不包含特定关键字。
  • 如果单元格包含数字等于,大于或小于特定数字
  • 如果单元格包含特定日期/规范之后的日期/规范之前的日期。
  • 因此,假设您是使用Google表格来跟踪任务,并为任务分配了到期日。您可以使用条件格式突出显示今天到期的任何内容:

  • 单击“记录"后,选择要对其应用条件格式的单元格。
  • 转到 Format> Conditional格式化
  • 在打开的边栏中,单击添加新规则
  • 格式化单元格下下选择日期是
  • 在打开的第二个下拉菜单中,选择今天今天要到期的任务。
  • 如果要突出显示过期的所有内容,重复步骤1至3,然后执行以下操作:

  • 格式化单元格下(如果选择日期在之前)。
  • 在打开的第二个下拉菜单中,选择今天
  • 示例2:创建报告和图表

    您可以使用多种方法可以在Google表格中生成报表,包括数据透视表,图形和图表。

    数据透视表非常有用,如果您要计算电子表格中各个项目的总计。您可以使用数据透视表来理解大量数据并将其汇总为简短的可摘要报告。由于它基于电子表格数据,因此您也可以使用条件格式,图表和图形来可视化数据。

    例如,如果您使用Google表格来满足自己的消费习惯,则可以使用数据透视图来计算总计。这是真正了解您在星巴克消费多少的好方法。

  • 点击记录后,转到数据>数据透视表
  • 下,单击添加,然后选择包含您要整理的信息的列:例如费用类别或位置。
  • 下,单击添加,然后选择包含每个类别的支出金额的列。
  • 数据透视表如何使用的简单示例。

    有很多复杂的用途,其中的宏将使您在Google表格中的工作变得更加轻松。

    您还可以直观地汇总所有这些信息,而不是逐行滚动数据。

    同样,如果您有多个包含相似数据的工作表,则可以在多个不同工作表中创建相同的图表。

    例如,如果要跟踪月销售额,则可以创建一个饼图,按产品细分销售。

  • 选择包含要可视化的数据的列/行。
  • 单击“记录"按钮后,转到插入>图表
  • 在打开的面板中,选择图表类型(折线图,条形图,饼图等)
  • 运行其他工作表上的宏,具有相似的数据,可快速进行可视化。 Google表格还将根据数据为最合适的图表提供建议。

    示例3:使用宏运行复杂函数

    这可能是您最有用,最强大的方法之一可以在Google表格中使用宏,但是尽管复杂的函数可能很复杂,但是使用宏使它们变得简单。

    有很多现有的函数,例如COUNTIF公式或“查找函数"。您还可以更进一步,并创建自己的Google表格功能。

    Once you have your function figured out, just record your macro running through the steps.

    示例4:使数据更易于查看

    如果您有大量数据保存在Google电子表格中,它有助于冻结第一行和第一列。

    这样,当您在查看包含数字或信息的电子表格时,保持第一行或第一列的显示至关重要

  • 单击“记录"按钮后,请转到视图>冻结>一行,然后查看>冻结>一列
  • 单击保存
  • 输入宏的名称,然后再次单击保存
  • 开始宏并停止重复工作

    由于Google表格的协作性质,您可以在其他人继续输入信息的同时运行宏,而不必下载表格并打开他们在另一个程序中运行宏。

    如果协作和云存储不是您的优先事项,则始终可以选择Microsoft Excel来记录宏。s

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